Microsoft PowerPoint 2013 Testbericht

Einleitung

Mein übliches, kurzes Vorwort ...

Da ich nun dem Arbeitsmarkt nicht mehr zur Verfügung stehe, so wird der Ruhestand ja auch genannt, kann man natürlich auch etwas flexibler agieren. Die Hobbys sind geblieben und können jetzt ein wenig „ausgelebt“ werden.

Dazu gehörte auch die Nutzung des MS Office Programmpakets bzw. der diversen Einzelprogramme.

Zwar nutze ich PowerPoint eigentlich nur noch rudimentär - wie es so schon auf Neudeutsch heißt, wenn man etwas nur noch ab und zu einsetzt - aber, es „verfolgt“ mich irgendwie doch immer wieder.

So passierte es jetzt vor Kurzem wieder. Ich war im Büro / Aufenthaltsbereich des Autohauses meines Vertrauens wegen einer Inspektion zu Gast (der Eigentümer ist ein sehr guter Bekannter von mir) und sah an einem Monitor eine PowerPoint-Präsentation laufen. Aufmerksam den dort laufenden Infos folgend kam der Chef herein und ließ - wie es bei uns so üblich ist - einige „deftige“ Sprüche vom Stapel. Tja ja, der Ruhestand eines Beamten ist ab und zu schon einmal mit viel Unannehmlichkeiten gepflastert.

Auf meine Reaktion, dass er die laufende Präsentation auch einmal ein wenig aktualisieren und man darüber hinaus einige Kleinigkeiten besser darstellen sollte, „packte“ er mich natürlich sofort „am Kanthaken“ und meinte, da der Fachmann ja gerade da sei, könnte er ja auch bis sein Töff-Töff fertig sei, ein wenig für einen armen KFZ-Werkstattbesitzer tun.

Nun, so entstand der Bericht über PowerPoint 2013.

Gliederung

1. Wie kam ich dazu …

2. Wo bekommt man …

3. Möglichkeiten und Einsatzverfahren bei diesem Programm …

4. Nutzung und Erfahrungen. Was fehlt mir hier ggf. noch …

5. Fazit

1. Wie kam ich dazu …

Nun ja, viele, die auch meine älteren, meine viel älteren Berichte gelesen haben, wissen ja, dass ich meine sauer verdienten Brötchen viele Jahre im Bereich der Informationstechnologie verdient habe.
Einer meiner hauptsächlichem Einsatzbereiche war natürlich der Einsatz der Standardsoftware sowie die Unterweisung / Schulung der Kollegenschaft einschließlich Programmierungen und Tipps und Tricks.

2. Wo bekommt man …

PowerPoint gibt es natürlich als eigenständiges Programm.

Es ist allerdings auch in den verschiedenen MS Office-Paketen enthalten.

Erhältlich ist es natürlich überall dort, wo man sich mit EDV-Materialien eindecken kann. Andernfalls geht man einfach im Internet auch die Suche nach einer günstigen Version. Auch hier sind natürlich einige Modelle verfügbar (mit und ohne CD / DVD, also ggf. nur der Lizenzschlüssel). Daher gebe ich bewusst auch keine Preise an.

3. Möglichkeiten und Einsatzverfahren bei diesem Programm …

a) allgemein

Ich werde hier für die aktuelle Version MS PowerPoint 2013 nicht über die Installationsmöglichkeiten, die Optionen, den Download usw. sprechen. Selbst nur die ansatzweise Vorstellung des Programms würde jeden Bericht umfangmäßig sprengen. Es soll hier auch nicht unbedingt das Thema sein.

Mir geht es hiermit viel mehr um die vielen Einsatzmöglichkeiten und die Darstellung einiger Hilfen bzw. einiger Tipps und Tricks, die ich auch während meiner langjährigen Arbeit mit den verschiedenen Versionen, also auch mit der jetzt aktuellen 2013-er-Version angewandt habe.

b) Möglichkeiten und Einsatzverfahren

Die Einsatzmöglichkeiten des Programms sind in meinen Augen schier unerschöpflich. Man kann PowerPoint-Präsentationen eigentlich immer und überall nutzen, wenn es darum geht, etwas zu präsentieren.

Ebenso eignen sie sich natürlich verdammt gut dazu, einen Redner bei seiner Darstellung mit visuellen Effekten zu unterstützen.

Im Bereich der sich wiederholenden Werbung werden sie neben Flimclips auch immer sehr gerne eingesetzt. Tja, und mein Bekannter setzt sie z. B. für seine Firma ein, um das Leistungsspektrum schnell zu skizzieren und natürlich auch Sonderangebote aufmerksam zu machen.

c) Aufbau und Einstellungen

Ich werde hier jetzt nur einen ganz allgemeinen Hinweis zu den Standardeinstellungen liefern. Alle diese lassen sich über den Programmpunkt Datei -> Optionen passend einstellen. Es muss aber jeder für selbst entscheiden, welche Vorgaben gemacht werden.

Wie bei allen MS Office 2013 Programm-Modulen sollte auch PowerPoint erst einmal vom Grundsatz her konfiguriert und eingestellt werden. Das geht beim allgemeinen Outfit los, führt über die Dokumentprüfung und die Speicheroptionen, bis hin zur Sprache und vor allen Dingen zur Option Erweitert.

Ich selbst passe daneben auch noch das Menüband und selbstverständlich auch die Symbolleiste meinen Wünschen entsprechend an. Das liegt einfach schon daran, dass ich mit den alten Versionen groß geworden bin und ich neben den Tastenkombis (Short-Cuts), möglichst schnell auf die die von mir bevorzugten Bereich zugreifen möchte.

Und dann sollte man im sog. Trust-Center natürlich auch noch entscheiden, welche Sicherheitsoptionen man verändert. Bei mir wird z. B. die Makros-Sicherheit auf gering bzw. auf aus eingestellt.
Nun, ich weiß, was man mit einem gut gemachten Makro anstellen kann.

d) Entscheidung über die Art der Ansicht

Ist man nun bereit, die Präsentation vorzubereiten, dann sollte man sich jetzt Gedanken über die Anzeige während der Arbeit machen.
In der Menüoption ANSICHT gibt es diverse Anzeigeansichten zur Auswahl. Ich selbst nutze sehr gerne für den Beginn der Arbeit die sog. Notizseite für „normale“ Präsentationen, die als Ergänzung zu Vorstellungen, Schulungen, Reden u. dgl. mehr genutzt werden.
Hier lässt sich der Präsentationsbereich gut darstellen und im unteren Bereich kann man sich noch Notizen und Hinweise für einen möglichen Ausdruck machen.

Bei reinen Präsentationen ist die Normalansicht während der Arbeit mein Favorit. Man hat die in Arbeit befindliche Einzelfolie und auch die Übersicht aller bereits erstellten Folien direkt in der Ansicht.

e) einige Tipps und Tricks, die mir immer geholfen haben.

Das Programm ist derartig mächtig und vielschichtig, dass man sich durch Farben, Formen, Animationen, Folienübergänge und das Ein- und Ausblenden von Texten, Objekten, Grafiken etc. völlig verzetteln kann.

Man soll sich also vorab immer die Frage stellen, was will ich mit der Präsentation denn überhaupt „erschlagen“?
Wenn sie Teil eines Vortrags oder als Ergänzung zu einem Redner Daten und Fakten visuell darstellen soll, dann ist weniger oft sicher mehr.
Ebenso soll eine solche Art von Präsentationen lediglich unterstützen und wichtige Eckdaten bzw. Highlights schnell darstellen. Das Hauptaugenmerk muss auch weiterhin auf dem Vortragenden liegen. Es ist aus meiner langjährigen Erfahrung immer nur dann sinnvoll, in eine Präsentation mehr pepp einzubringen als üblicherweise notwendig, wenn es sich um absolut trockenen Stoff handelt, der durch besondere Effekte aufgewertet werden soll.
Auch sollte grundsätzlich auf möglichst bunte und farbenprächtige Darstellung der Informationen verzichtet werden. Man verstrickt sich zu leicht. Und, was man vielleicht selbst als Schick empfindet, das ist für andere vielleicht sogar anstößig.

Anders sieht die Sache natürlich aus, wenn die Präsentation als Werbemittel ohne weitere Erklärungen ablaufen soll.
Hier will man ja bewusst erreichen, dass der potenzielle Kunde durch Highlights und besondere Effekte aufmerksam gemacht und zum Anschauen und ggf. Lesen animiert wird, und dadurch darf man natürlich auch ein wenig übertreiben.
Allerdings gilt auch hier wieder der Leitsatz, dass das Wichtige möglichst kurz, knapp und einprägsam dargestellt wird.

Des weiteren soll natürlich der Aufbau und auch das Outfit der Präsentation möglichst immer gleich sein und natürlich zum entsprechenden Thema passen.

Ein immer wieder beliebter Darstellungseffekt ist die Arbeit mit vielen unterschiedlichen Schriftarten und Schriftgrößen. Mir haben vor vielen, vielen Jahren bereits mehrere Meister des Druck- und Setzerhandwerks gesagt, dass man möglichst nicht zu viele Schriftarten und Schriftgrößen (üblicherweise nicht mehr als 3 bis 4 unterschiedliche Schriftgrößen und möglichst nur eine Schriftart) in einem Text verwenden soll. Daneben soll die Schrift natürlich möglichst gut lesbar sein. Es gilt immer der Grundsatz: weniger ist meistens mehr. Allein durch den sparsamen Einsatz von Fettdruck, Kursivstellung und / oder Unterstreichung kann man schon sehr gute Akzente setzen. Und wenn man dann noch sparsam eine gute, dem Anlass angepasste Farbe verwendet, dann hat man schon die halbe Miete einkassiert, wie es so schön heißt.

4. Nutzung und Erfahrungen. Was fehlt hier ggf. noch …

a) allgemein

Bevor man sich an die Erstellung einer Präsentation heranwagt, sollte man sich einige Gedanken machen, wie die Präsentation überhaupt aufgebaut werden soll.

- Werden visuelle und auch Audioeffekte benötigt?

- Sollen alle Folien ein einheitliches Aussehen erhalten?

- Nutze ich einen Folienhintergrund? Und wie wirkt sich dieser ggf. auf Objekte und Elemente aus, die ich in die Folie einfüge?

- Habe ich bei externen Daten (z. B. MS Word, MS Excel, usw.) ggf. die Originaldaten griffbereit, damit ich diese bei möglichen Anpassungen auch bearbeiten kann? Gleiches gilt natürlich für andere Objekte, wie Fotos, feste Diagramme, Zeichnungen, Clips und auch Töne und dergleichen mehr.

- Wie sieht es grundsätzlich mit Effekten aus? Brauche ich Effekte für die Folienübergänge und die Darstellung der Einzelobjekte je Folie?

- Welche Schriftart, welche Farbe und welche Schriftgrößen passen zu meiner Präsentation?

- Sind die Informationen, die ich am Bildschirm erstellt habe, auf einer Leinwand mithilfe eines Beamers oder ähnlicher Präsentation auch genauso gut anzuschauen, oder erschlagen sie größenmäßig?

Üblicherweise nutze ich immer eine leere Folie als sog. Vordruck. Warum? Ganz einfach. Eine direkt für unseren beruflichen Bereich passende Folie war / ist nicht dabei. Also musste man sich sowieso eine sog. Vorlage, ein Template, eine Masterfolie „stricken“.

Allerdings war ich doch verblüfft darüber, was mit der aktuellen Version doch so an Vorlagen und vorgefertigten Hintergründen zur Verfügung gestellt wird. Online stehen daneben weitere tausende Folien bereit.

Gleiches gilt für die diversen Animationseffekte, die mittlerweile zur Verfügung gestellt werden. Sei es der Übergang von Folie zu Folie oder aber auch das Erscheinen / Abblenden von Informationen.

Leider sind auch einige ältere Effekte weggefallen.

PowerPoint „lebt“ ja eigentlich von sog. Textfeldern, die auf der Folie an die bestimmten Stellen positioniert werden. Hier wird natürlich sofort die Überlegung wichtig sein, nehme ich für die Darstellung nur ein Textfeld oder nutze ich mehrere Textfelder um eine passende Gestaltung vornehmen zu können.

Bei den Textfelder nutze ich immer die gleichen Randeinstellungen und möglichst auf identische Größen. Dies ist allerdings abhängig von der gewählten Vorlage.

Gott sei Dank stehen ja mittlerweile in den aktuellen Versionen viel mehr Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung, als manch einer dies vielleicht noch aus den frühen Präsentationsversionen heraus kennt. Und auch hier gilt wieder einmal, wem es nicht reicht, der bedient sich halt online.

Und, ganz besonders wichtig erachte ich folgende Optionen, die man vor der Bereitstellung der Präsentation immer vornehmen sollte.

- Man sollte die Präsentation nach Fertigstellung einmal im Echtbetrieb - ggf. ohne Zeitbegrenzungen - komplett durchtesten. Es ist immer peinlich, wenn man kurz vor Tore Schluss noch Fehler feststellen muss und man diese vielleicht nicht beseitigen kann.

- Gibt es auf dem Zielrechner, auf dem die Präsentation ablaufen soll, PowerPoint? Ist ggf. eine sog. Runtimeversion erforderlich? Oder stellt man die Präsentation als sog. Pack & Go Präsentation mit allen wichtigen Modulen zur Verfügung?

Ich breche jetzt hier ab bzw. höre hier jetzt auf und komme zum Fazit.
Doch zuvor muss ich noch die Anmerkung loswerden, dass leider einige recht schöne Animationen leider fortgefallen sind. Für mich ist die allerdings auch der einzige Kritikpunkt bzw. Schwachpunkt. Aber, dahin gehend werde ich Microsoft wohl nie verstehen. Es wurde ja auch immer wieder in den anderen Programmmodulen etwas wegegenommen.

5. Fazit

Hätte ich diese Version von PowerPoint bereits schon vor vielen, viele Jahren einsetzen können, dann hätte ich mir nicht so sehr den Kopf zerbrechen müssen, wie ich Wünsche und Forderungen der Chefetage passend umsetzen kann.

Von der jetzt aktuellen und auf meinem Hauptrechner installierten Version 2013 bin ich ja so was von begeistert. Trotz des kleinen Kritikpunktes heißt für mich die Devise: alle Daumen hoch für diese aktuelle Version. Sie lässt eigentlich keine Wünsche offen, wenn es darum geht, etwas zu präsentieren.

Die Version ist gleichermaßen für Profis als auch für Laien geeignet und kann speziell von diesen in kurzer Zeit in den Grundzügen gut verstanden und bedient werden. Für die vielen, vielen Optionen, die Übergänge, die Animationen und das Einfügen von Objekten muss man sich einfach einmal viel Zeit nehmen und herumexperimentieren.

Ich muss allerdings warnen!! Es kann zur Sucht werden und man kann ganz leicht die Zeit beim Experimentieren und Neugestalten vergessen.

Natürlich vergebe ich für diese aktuelle Version 2013 alle verfügbaren Folien und die Kaufempfehlung ist sowieso aus dem Grunde eindeutig.

So, zum Schluss, wie immer ...

Wenn Sie nun hier angelangt sind (nach dem vielen Lesen, oder nur Scrollen wünsche ich Ihnen ein angenehmes Lesen meines PowerPoint 2013 - Berichts gehabt zu haben.

Ich weiß, dass es einmal ein etwas anderer Bericht ist. Nur, das Programm lässt in meinen Augen keine Beschreibung zu, die nicht jeden Umfang von Berichten sprengen würde (und fast 2.300 Worte für einen solchen Bericht müssen hier einfach reichen!!).

Ich hoffe wieder einmal, es war nicht allzu langweilig. Mir wünsche ich viele Kommentare und natürlich möglichst viele positive Bewertungen. (Aber nur dann, wenn Ihnen der Bericht wirklich gefallen hat. Frei nach dem Motto: Der Bericht hat Ihnen gefallen, dann sagen Sie es weiter. Der Bericht hat Ihnen nicht gefallen, dann sagen Sie es mir!).

In diesem Sinne; bis zum nächsten Bericht, man liest sich.

Ich weiß natürlich, dass der Eine oder Andere noch weitere Fragen haben könnte. Leute alles Mögliche lässt sich nicht in einem Bericht unterbringen. Dafür setzt jeder die Prioritäten auf andere Bereiche.
Wer Fragen haben sollte, der darf sich gerne bei mir melden.

PS: Meine Berichte erscheinen / erschienen auch auf anderen Plattformen.

PPS: Ich denke, auch ältere Berichte sind es wert beachtet, gelesen und bewertet zu werden. Und wie sehen Sie das??

Tja, ich kann halt nicht ohne diesen Sprüche …

Installation

Was soll heutzutage bei der Installation schon schwierig sein? Ich finde dies quatsch.

Benutzerfreundlichkeit

Es kommt immer auf den User an. Man muss sich ein wenig beschäftigen.

Updatemöglichkeit

Bedarfsorientiert. Es kommt auf die Definition an.

Schnelligkeit

Rechnerabhängig. Hier von Schnelligkeit zu sprechen, ist m. E. Blödsinn.

Weitere Erfahrungen & Fazit

Die zusätzlichen Zwangskommentare sind schwachsinnig und sollten abgeschafft werden. Wenigstens der Zwang sollte entfernt werden.