Über Themen mit Y Testbericht

Was sich genau dahinter verbirgt …
Lesen Sie selbst.

Anmerkung vor ab:

Ich versuche in Verbindung mit Yopi immer noch eine entsprechende Lösung für die Tipps, Tricks und Hilfen zu finden.

Da es lt. Yopi aufgrund der Datenbankstruktur doch etwas problematischer ist, tauchen die Infos derzeit noch im Bereich "Über Themen mit Y" = „Yeah, so kann man auch suchen. MS Excel - Suchen mit Hilfe einer Formel ??“ auf.

Wie so manch einer ja weiß, der meine bisherigen Infos zum MS Word und MS Excel gelesen hat, bin ich bei uns im Hause ja auch Ansprechpartner, wenn beim MS Office Paket einmal etwas nicht richtig funktioniert; konkret gesagt, wenn die Kolleginnen und Kollegen einmal selbst nicht weiter wissen, wenn es etwas Besonderes bzw. Spezielles ist, was gemacht werden muss.

Natürlich weiß dies auch mein Freundes- und Bekanntenkreis, die sich dann auch den einen oder anderen Tipp und Trick abholen; oder ich in besonderen Fällen direkt selbst „Hand anlege“.

So entstand auch wieder einmal mehr diese Information.

Ein Freund hatte es satt, immer wieder mit der MS-Excel-Suchfunktion in seinen doch recht umfangreichen Produkt- und Artikellisten nach den geforderten Informationen zu suchen. Es sind zwar eigentlich recht einfache Listen, aber doch sehr, sehr umfangreich.

Mit Sortierungen, mit Filtern u. dgl. kann bzw. will er aus verschiedenen Gründen nicht arbeiten. Da ich die Listen auch kenne, konnte ich seinen Wunsch recht gut verstehen, eine andere Alternative zu bekommen.

Ich habe ihm daher vorgeschlagen, mit einer Hilfszelle, der Funktion / Formel „FINDEN“ und der bedingten Formatierung zu arbeiten.

PS: ich nutze sie auch oftmals für umfangreichere Suchfunktionen.

Gliederung:

1. kurze Information zur Aufgabenstellung

2. Die Funktion FINDEN allgemein, was ist das ???

3. der Einsatz der Funktion FINDEN im vorliegenden Fall und das Vorgehen …

4. mein abschließendes Fazit

1. kurze Information zur Aufgabenstellung

Eine kurze, allgemeine Info muss einfach einmal sein, damit die Aufgabenstellung verdeutlicht wird.

Man stelle sich Produktlisten, Artikelliste oder ähnliche Listen vor, die in Tabellenform in MS Excel verfügbar gehalten worden sind.
Gehen wir im Beispiel einfach davon aus, dass die Zellen A1 bis D100 diverse (unsortierte) Informationen enthalten, die grundsätzlich natürlich auch mehrfach vorkommen.

Nun kann man zwar für mögliche Änderungen und Updates die übliche Suche aufrufen, und einzeln die zu suchenden Begriffe markieren nachdem sie gefunden worden sind.

Dies ist ein normales und überaus gängiges Verfahren. Wenn man jedoch oftmals und wiederholt damit arbeiten muss, wird es etwas lästig und umständlich, da ja:

a) immer wieder die Suche fortgeführt werden muss (Weitersuchen)

b) bei jedem gefundenen Fall eine Farbmarkierung gesetzt werden muss.

c) nach der kompletten Suche, nach der kompletten Bearbeitung auch alle Farbmarkierungen wieder aufgehoben werden müssen.

2. Die Funktion FINDEN allgemein, was ist das ???

Tja, man kann nun fast pauschal sagen, in MS Excel gibt es wieder einmal mehrere Möglichkeiten, sich solche Arbeiten erheblich zu vereinfachen und zu erleichtern.

Eine der Möglichkeiten stellt die Funktion bzw. die Formel FINDEN dar.

Bei der Funktion FINDEN handelt es sich um Formel in der Kategorie Text. Diese Funktion macht eigentlich nichts anderes als die Suche selbst. Konkret gesprochen sucht diese Funktion eine beliebige Zeichenfolge innerhalb einer anderen. Die Groß-/-Kleinschreibung wird dabei beachtet. Allerdings dürfen Platzhalter, also die sog. Asterixzeichen nicht verwendet werden.

Die Formel kann auf verschiedene Arten genutzt werden.

Hat man eine lange Zellinformation, aus der der Beginn eine Angabe „herausgezogen“ werden muss, könnte / sollte die Formel mit allen 3 Parametern verwendet werden.

Folgendes Beispiel:
In der Zelle A1 steht der Name Max Mustermann. Ich suche nach dem Buchstaben M. Nun möchte ich aber wissen, an welcher Stelle sich das zweite M der Information befindet. Dies muss der Funktion natürlich mitgeteilt werden.

Die Formel bzw. das Ergebnis soll in der Zelle B1 ausgegeben werden. Sie würde in diesem Falle lauten
=FINDEN(’’M“;A1;2).
Als Ergebnis erhielte man die Zahl 5, da sich das zweite M einschließlich des Leerzeichens an der fünften Stelle im Text befindet.

Wird der letzte Parameterwert nicht angegeben, also die Formel wie folgt lauten =FINDEN(’’M“;A1)
würde als Ergebnis der Wert 1 angegeben, da in der Basiszelle das M von Max an erster Stelle steht.

3. der Einsatz der Funktion FINDEN im vorliegenden Fall und das Vorgehen …

Im vorliegenden Fall, dem Markieren identischer Datensätze, ist jedoch ein leicht abgewandeltes Vorgehen von Nöten.

Einmal soll die Funktion natürlich möglichst flexibel einsetzbar sein. Zum Andern ist es natürlich hierbei nicht relevant, ab welcher Zeichenfolge der Suchwert gefunden worden ist.

Konkret muss zum Datenbereich, der zuvor mit A1 bis D100 angegeben worden ist, lediglich noch eine Hilfszelle genutzt werden.

Konkrete Beschreibung zum Vorgehen:

1.
In diese Hilfszelle, z. B. E1, wird der zu suchende Text, die zu suchende Info eingegeben.

2.
Jetzt wird der gewünschte Zellbereich - im vorliegenden Fall, der Bereich A1 bis D100 - markiert.

3.
Nun wird im Menü Format die „Bedingte Formatierung“ aufgerufen.

4.
Dort ist dann bei der ersten Bedingung die Auswahl auf „Formel ist“ einzustellen. Im Eingabefeld muss nun folgende Information erfasst werden:

=FINDEN(E1;A1:D100)

kurze Erklärung dazu:
Das beginnende Gleichheitszeichen an der ersten Stelle ist für eine Formel natürlich unerlässlich. Danach kommt die Formel an sich mit der öffnenden, runden Klammer. Die Zellangabe E1 dient hier der Prüfung, da ja nicht immer wieder die Funktion selbst verändert werden soll. Es folgt das Semikolon als Trenner zwischen den Parametern. Nach dem Semikolon wird nun einfach noch der zu überprüfende Zellbereich angegeben und die runde Klammer wieder geschlossen.

5.
Im nächsten Schritt muss jetzt nur mit Hilfe des Format eingestellt werden, was denn passieren soll, wenn eine Übereinstimmung vorliegt.
Üblicher Weise wird ein farbliche Markierung gesetzt.
Wenn nun alle erforderlichen Eingaben und Einstellungen vorgenommen worden sind, wird die „Bedingte Formatierung“ mit OK beendet.

6.
Wird jetzt in die Zelle E1 ein Wert eingegeben, der im Zellbereich vorhanden ist, erfolgt die Markierung dieses bzw. dieser Werte.

Tja, einfach geht’s in meinen Augen nicht mehr.

Mit entsprechenden Modifikationen und Änderungen lässt sich natürlich noch Einiges mehr erreichen.

Anmerkung:
Wenn man anfangs nur eine Zelle für die „Bedingte Formatierung“ vorbereitet, die Infos dann auf weitere Zellen / Zellbereiche erweitert möchte, sollte man unbedingt auf die Adressierung achten. Grundsätzlich erfolgt bei den Formeln mit der „bedingten Formatierung“ eine absolute Zelladressierung. D. h., die Parameter erhalten zusätzlich die Dollarzeichen ( $ ). Diese sollten manuell entfernt werden.

4. mein abschließendes Fazit:

Auch an diesem Beispiel ist in meinen Augen wieder einmal mehr deutlich sichtbar, dass mit MS Excel wirklich so fast Alles „erschlagen“ werden kann. Man muss lediglich ein wenig links herum denken.

Mir persönlich fallen für diese Art der Suche auch wieder so einige Einsatzmöglichkeiten ein.

Das war es ´mal wieder von mir...

Ich hoffe, ich konnte der / dem einen oder anderen ein wenig helfen, und freue mich natürlich über jedes Statement und natürlich über jede andere, gute Idee. Über entsprechendes Feedback (als GB-Eintrag / Nachricht, etc.) freue ich mich natürlich ganz besonders.

Sollten Fragen bestehen, sollten ggf. Probleme existieren; ich versuche zu helfen, wenn ich kann.

So, zum Schluss, wie immer... dient ja auch dem Wiedererkennungs -/- Aha-Effekt

Wenn Sie nun hier angelangt sind (nach dem vielen Lesen, oder nur Scrollen wünsche ich Ihnen ein angenehmes Lesen meines Berichts über die vorhandene Kamera in MS Excel gehabt zu haben.

Ich hoffe, Sie konnten vielleicht mit den Informationen etwas anfangen.

Mir wünsche ich viele Kommentare und natürlich möglichst viele positive Bewertungen.
(Aber nur dann, wenn Ihnen der Bericht wirklich gefallen hat. Frei nach dem Motto: der Bericht hat Ihnen gefallen, dann sagen Sie es weiter. Der Bericht hat Ihnen nicht gefallen, dann sagen Sie es mir!).

Bis zum nächsten Bericht, man liest sich.

PS: meine Berichte erscheinen auch auf anderen Plattformen …

Wer liest sollte auch bewerten, oder?? In diesem Sinne wünsche ich frohes Lesen, ggf. Kommentieren und Bewerten (ist ja halt mein Standardsprüchlein...)