Microsoft Excel XP Testbericht

Hallo Leute,
wie ich schon in meinem Bericht über „VBA mit Excel“ geschrieben habe, wurde ich bei Antritt meiner Praxissemesterstelle mit den Tücken von Excel in seiner ganzen Dimension konfrontiert. Was ich in diesen Wochen über Excel gelernt habe und welche tollen Funktionen, auch ohne Makros, ich euch hier näher bringen will, könnt ihr im Folgenden nachlesen.


-- Die Bedienung --
Excel 2003 ist ein typisches Office Programm von Microsoft, das heißt, wer ein bisschen mit Word oder Konsorten umgehen kann wird auch bei Excel keine größeren Probleme bekommen. Es ist immer die Frage nach der richtigen Maustaste, solls jetzt die linke oder doch die rechte sein oder gar ein Doppelklick.

-- Die Oberfläche --
Wie von allen Office Anwendungen von Microsoft gibt sich die Arbeitsoberfläche von Excel anfangs recht schlicht. Bei dem, der nur die Standard-Symbolleiste braucht wird sich daran auch nicht wirklich viel ändern. Die von Windows bekannte Kopfzeile mit dem kleinen X-Symbol für Excel bildet den oberen Abschluss zur Monitorkante und auch darunter wird’s mit der Menüleiste, momentan noch in Auslieferzustand, nicht viel interessanter. Unter der Menüleiste kann man sich jetzt beliebig viele der 20 mitgelieferten Werkzeugleisten einblenden und sich noch eigene basteln. Das Arbeitsblatt der Tabellenkalkulation ist in schlichtem weiß gehalten und die verschiedenen Zellen werden durch graue Linien voneinander abgegrenzt. Die maximale Dimension der Tabelle beläuft sich auf 256 Spalten was A bis IV entspricht und 65.536 Zeilen. Jede Menge Platz um darauf ein bisschen zu spielen.

-- Das Menü „Datei“ --
Von diesem Menü aus kann man alles machen, was irgendwie mit dem Thema Speichern, Laden oder Drucken zu tun hat. Neben den Standardoptionen, die in allen Office Anwendungen vorkommen, ist hier die Funktion >>Druckbereich<< eine Besonderheit von Excel. Mit dieser Funktion kann man einen Druckbereich festlegen. Einfach mit dem Zeiger auf Druckbereich klicken und schon erscheint ein Ausklappmenü mit festlegen oder aufheben. Ein klick auf festlegen definiert die momentane Markierung als so genannten Druckbereich, wenn man jetzt auf Seitenansicht umschaltet stellt man fest, dass alles was nicht im aktuellen Druckbereich liegt auch nicht mehr erscheint und damit auch nicht mehr gedruckt wird. Diese Funktion ist vor allem in großen Arbeitsblättern mit Tabellenteilen, die nicht ausgedruckt werden sollen, sehr hilfreich um Papier zu sparen. Mit >aufheben< wird der Druckbereich zurückgesetzt und die gesamte Tabelle kann wieder ausgedruckt werden.

-- Das Menü „Bearbeiten“ --
Noch ein, mehr oder weniger, Office Standard Menü mit allen nötigen Funktionen um mit der Zwischenablage ordentlich arbeiten zu können. Neben Ausschneiden, Kopieren und Einfügen findet man hier auch die Standard Suchen/Ersetzen Funktionen. Excel spezifisch sind nur die Funktionen aus dem zweiten Abschnitt von unten, nämlich geht’s hier um Zellen und Arbeitsblätter. Bei >>Ausfüllen<< kann man wählen von wo die Daten für die aktuelle Zelle übernommen werden sollen, Löschen unterscheidet noch zwischen >Alles<, >Formate<, >Inhalte< und >Kommentare<, wobei ein Druck auf Entf. nur die Inhalte und nicht den Rest löscht. Der Rest erklären sich eigentlich von selbst.

-- Das Menü „Ansicht“ --
Dieses Menü ist im Gegensatz zu vielen anderen Office Programmen sehr schlicht gehalten, es gibt eben kaum sinnige Varianten für die Ansicht eines Tabellenblatts. Hier stehen zwei sinnvolle zur Verfügung, Die >Normale< für die unformatierte Ansicht, auf der nur die Zellen mit den entsprechenden Werten und Ergebnissen angezeigt werden und die >Seitenumbruchvorschau< bei der auch noch die Blattnummern und -grenzen für den Ausdruck über das eigentliche Arbeitsblatt geblendet werden. Diese Ansicht empfiehlt sich nicht um in Excel zu arbeiten und ist allenfalls für einen kleinen Überblick über die Größe des aktuellen Projekts zu verwenden. Nur in Excel findet man die Funktion >Kommentare<, die nichts anderes macht als die Werkzeugleiste „Kommentare“ einzublenden. Bei Excel gibt es die Möglichkeit zu jeder Zelle einen Kommentar hinzuzufügen. Das kann ganz sinnvoll sein um den Inhalt etwas näher zu beschreiben oder, wie beim programmieren, um die Zusammenhänge näher zu erläutern. Eben diese Kommentare können ein- oder ausgeblendet werden. Das wird alles über die Werkzeugleiste „Kommentare“ gemacht. Der Rest ist wieder selbsterklärend und wie immer findet man auch die Funktion >Kopf- und Fußzeile< in Ansicht obwohl mir bisher noch keiner erklären konnte warum die zur Ansicht gehören.

-- Das Menü „Einfügen“ --
Einfügen ist eben Einfügen, egal was man in sein Tabellenblatt einfügen will macht man eben über das Menü Einfügen. Sei es eine Grafik, Formel, ein Sonderzeichen oder auch ein Objekt wie einen Sound oder Film. Natürlich werden auch das Einfügen von Spalten, Zeilen, Tabellenblättern oder anderen normalen Excel-Elementen mit diesem Menü bewerkstelligt.

-- Das Menü „Format“ --
Muss man über Format etwas erzählen? Wohl nicht wirklich viel. Ein paar Worte dazu, hier kann man die Höhe und Breite ganzer Zeilen oder Spalten ändern oder die Formateigenschaften einzelner Zellen beeinflussen. Bei der einzelnen Zelle öffnet sich ein Menü in dem man von Zahlenformat über Farbe bis hin zum Rahmen alles so einstellen kann wie man es will. Dieses Menü errecht man auch mit Rechtsklick auf die Zelle und dann mit Zelle formatieren.

-- Das Menü „Extras“ --
Hier steigen wir jetzt in die ersten wirklich interessanten Funktionen von Excel ein. Im ersten Abschnitt findet man die wohlbekannte Rechtschriebprüfung und einen Recherche Assistenten, der nichts anderes als eine bessere Hilfe ist.

Die Funktion Fehlerüberprüfung kann auf Zellen mit Formeln angewandt werden in denen ein Fehler auftritt. Ein Klick auf die fehlerhafte Zelle blendet dann die Spuren zu den ungültigen Werten oder Bezügen ein und man hat schnell eine einfache Hilfe um die für den Fehler verantwortlichen Zellen zu checken.

Freigegebener Arbeitsbereich ist eine Funktion, die es Ihnen erlaubt in einer Arbeitsgruppe über ein Netzwerk oder über das Internet gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten. Man kann bestimmte Teile der Arbeitsmappe freigeben und zusammen diese verändern und speichern. Diese Funktion habe ich selbst noch nie ausprobiert.

Änderungen nachverfolgen ist eine ganz nützliche Angelegenheit wenn man an einem alten Projekt eines Anderen weiterarbeitet und sich nicht ganz sicher ist was man eigentlich so macht. Wird die Änderungsnachverfolgung eingeschaltet, wird zu jedem Wert oder jeder Formel, die man ändert ein kleiner Änderungskommentar erzeugt, der es einem selbst oder dem Anderen ermöglicht die getätigten Arbeiten im Nachhinein genau zu begutachten.

Die Euroumrechnung ist wohl selbsterklärend, einfach einen Bereich von DM Werten auswählen und es wird automatisch in Euro umgelegt.

Bei Arbeitsmappen vergleichen und zusammenführen kann man zwei oder mehrere Kopien einer Arbeitsmappe mit verschiedenen Änderungszuständen in eine finale Version überführen. Ganz geschickt wenn mehrere Personen an einem Projekt arbeiten. Die Funktion

Schutz ist eine sehr interessante und wichtige Funktion. Sie gestattet es dem Nutzer die einzelnen Arbeitsblätter oder –mappen zu schützen. Schützen bedeutet die Eingabe- und Einsichtmöglichkeiten einzuschränken oder ganz zu unterbinden. Die in Zellen formatieren unter Schutz eingestellten Eigenschaften werden bei Ausführung der Funktion Schutz angewandt, das heißt die eingestellten Zellen können dann nicht mehr bearbeitet und je nach Einstellung beim Schützen kann man so weit gehen, dass keine Zelle mehr angeklickt werden kann. Aber Achtung: Die Schutzfunktion stellt keinen sicheren Schutz dar!!! Mit kleinen Progrämmchen, sogar mit einem Makro von 15 Zeilen Länge, kann der Schutz innerhalb von Sekunden aufgehoben werden.

Bei der Onlinezusammenarbeit kann man über das Programm NetMeeting eine kleine Konferenz im Internet organisieren.

Bei der Zielwertsuche kann man sich gewisse Werte errechnen lassen. Man gibt einen Zielwert für eine bestimmte Zelle vor und sagt Excel an welcher anderen Zelle er schrauben darf um das angepeilte Ergebnis zu erreichen. Jetzt versucht das Programm den eingegebenen Zielwert durch Veränderung der Grundzelle iterativ zu erreichen.

Die Formelüberwachung ist eine ganz nette Hilfe wenn es darum geht die Zusammenhänge in einer Arbeitsmappe zu verstehen. Hier kann man Spuren zu den benötigten Zellen, als auch zu den übergeordneten Zellen, erstellen lassen und so einen grafischen Eindruck von der Komplexität des Formelwirrwarrs gewinnen. Bei der Arbeitsblatt-Analyse hat man ohne diese Funktion eigentlich kaum eine Chance die Rechenschritte richtig zu verstehen.

Der unscheinbar wirkende Begriff Makro hat es richtig in sich! Hier kann man Makros aufnehmen oder abspielen, was noch die einfachste Möglichkeit ist mit diesen kleinen Helfern zu arbeiten. wer noch ein bisschen mehr in die Tiefen der Makroprogrammierung vordringen möchte kann von hier aus auch den Visual Basic Editor starten, den man benötigt um die Programme eben in VBA zu erstellen. Wer mehr darüber erfahren will kann in meinem Bericht über VBA mit Excel nachlesen.

Bei Add-Ins kann man von Excel zur Verfügung gestellte Erweiterungsmodule, darunter auch das Euro-Tool ein- oder ausschalten.

Die Auto-Korrektur-Optionen machen das was der Name schon erahnen lässt, man kann hier nämlich die gesamten Korrekturvorgänge so einrichten wie man sie auch gerne hätte.

Anpassen ist eine sehr wichtige Option für die Leute, die viel mit Excel arbeiten. Hier kann man sich eigenen Werkzeugleisten oder Menüs basteln und sich das Excel so zurechtbiegen wie man es gerne hätte. Hier findet man auch die wohl meistgesuchte Option im gesamten Office-Paket, nämlich die Option „Menüs immer vollständig anzeigen“, die das mehr oder weniger intelligente Ausblenden von Befehlen in den Menüleisten verhindert.

Bei Optionen kann man dann noch den ganzen Rest von Excel einstellen. von Ansicht bis Drucken ist hier alles dabei. Die wichtigsten Optionen kurz in der Übersicht: Bei Ansicht kann man ein Häkchen in Formeln machen und schwuppdiwupp werden statt den Ergebnissen nur die Formeln in den Zellen angezeigt (hilft wieder um einen Überblick über ein Tabellenblatt zu bekommen). Bei Berechnung kann man die automatische Berechnung bei Änderung einer Zelle ausschalten und auf manuelle Berechnung umschalten. Wenn eine Arbeitsmappe mal richtig dick wird kann die Berechnung nämlich ganz schön Zeit kosten. Bei Allgemein kann man Benutzername und Standardverzeichnis einstellen. Bei Farbe kann man sich noch seine Lieblingsfarbe in die Auswahl aufnehmen. International ist ganz wichtig, wenn man Tabellen aus Ländern bekommt in denen ein Punkt statt einem Komma gemacht wird. Das kann man hier umstellen. Bei Rechtschreibung kann man dann noch sein persönliches Wörterbuch laden wenn man will.

Daten beschäftigt sich mit dem Filtern, Sortieren, Im- und Exportieren von Daten. Ich muss zugeben, dass ich selten in diesem Menü unterwegs bin. Beim Sortieren muss man darauf achten, dass auch die Datensätze in einer Zeile / Spalte zusammenbleiben und nicht zerrissen werden. Eine nette Funktion ist noch der Auto Filter mit dem man gerade größere Datentabellen schnell auf bestimmte Inhalte checken kann.

-- Das Menü „Fenster“ --
Und zum Abschluss noch ein absolutes Standardmenü in dem man eben die Fenster auswählt und anordnet.


-- Tipps --
Schaut euch mal genau die verschiedenen Werkzeugleisten an, es gibt zwar recht viele, aber eben auch einige interessante Leisten für den täglichen Einsatz. Sollte wirklich keine brauchbare dabei sein muss man sich auf jeden Fall eine eigene mit genau den kleinen Knöpfchen, die man jeden Tag 1000 Mal drückt basteln. Man glaubt ja gar nicht wie viel Zeit man mit dem Navigieren durch die, manchmal recht verschachtelten, Menüs kaputt macht.

Um wirklich effektiv mit Excel arbeiten zu können kommt man an den Makros auf keinen Fall vorbei! Auf jeden Fall mal ein bisschen in die Materie einlesen. Auch wenn man sich nur mit dem Makro-Rekorder das ein oder andere Helferchen aufzeichnet hat man schon an Komfort und Zeit gewonnen. Für den richtigen Einsatz von Makros kommt man aber an VBA nicht vorbei. Für die Progammiererfahrenen unter meinen Lesern will ich noch sagen, dass VBA wirklich keine „schwere“ Sprache ist. Einfach mit dem Rekorder das Grundgerüst aufnehmen und dann mit ein bisschen eigenem Code füllen.


-- Fazit --
Excel ist das Standardwerk für Tabellenkalkulationen. Die Bedienung ist Microsoft gemäß unverändert einfach und die meisten Funktionen sind recht gut zu erreichen. Wer tiefer in die Materie eindringt und besondere Funktionen benötigt, die oft tief in der Menüstruktur versteckt sind, hat dann immer noch die Möglichkeit sich eine eigene Toolbox oder ein eigenes Menü zusammenzustellen und somit auch diesen Navigationsorgien zu entgehen.
Abschließend kann ich über Excel nur sagen, dass es im Moment nicht nur der Standard sondern wahrscheinlich sogar das beste Programm dieser Art auf dem Mark ist. Wäre nicht der unverschämte Preis von 300 € gäbe es keinen Weg daran vorbei. Nur Programme ähnlicher Art gibt’s für fast umsonst und deshalb ist die Frage, wie lange sich Microsoft das noch leisten kann.