Microsoft Office Student and Teacher Edition 2003 Testbericht

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│ ** Microsoft Office 2003 oder Version 11 für Windows **
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Microsoft Office 2003 (auch als Version 11 bezeichnet) enthält in der Lehrer/Studentenversion folgende Anwendungen:

• WINWORD
• EXCEL
• POWERPOINT

• OUTLOOK

• Dokumentenmappe
• Office Zwischenablage

Weiter folgende Utilities - Microsoft Office Tools:

• Assistent zum Speichern eigener Einstellungen
• Spracheinstellungen
• Picture Manager - Microsoft Clip Organizer
• Document Scanning - Document Imaging

Nicht enthalten ist in dieser Version die Datenbank Anwendung „MS- ACCESS„!

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│ ** Wie bekommt man Microsoft Office 2003 für Lehrer und Studenten? **
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Um diese preiswerte Version der sonst sehr teuren Office Suite zu bekommen ist ein Nachweis (Uni, Schule, etc.) erforderlich. Das Formblatt ausdrucken ausfüllen unterschreiben lassen und Kopie wegschicken/faxen!
Meine Frau ist Lehrerin und da habe ich sie bei einer Zertifizierungsstelle angemeldet und damit ist der Nachweis erbracht.
Ich habe damals, als Update 90 EUR bezahlt. Man darf dieses Paket zuhause und in der Schule installieren und nutzen.
Die meisten Software Shops bieten dies an.
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│ ** Installation **
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Man erhält das Programm in der gleichen Verpackung zugeschickt wie die Normalversion, nur mit dem Aufdruck!
Man legt die CD ein und sollte kein Autostart erfolgen, startet man die Installation.
Die Installation lässt sich vielfältig konfigurieren.

Das Programm verlangt die Eingabe des Produkt Keys von der Verpackung.
Das relativ kompakte Datenbuch sollte man griffbereit haben während der Installation. Installiert man als Update, sucht der Installer die alte Version und übernimmt die Einstellungen. Ist keine alte Version vorhanden, bzw. fehlt die kleine Datei, an der die Lizenz der Vorversion identifiziert wird, fragt die Update Version bei der Installation nach der alten Produkt CD.
Nach etwa 20 Minuten ist die Installation und automatische Konfiguration erledigt.
Das Programm will nun zur \"Zwangs-Registierung\" ins Internet. Nach wenigen Sekunden ist das erledigt und man kann loslegen.
Das Programm kann automatisch nach Updates suchen und diese installieren.

* Ich installiere immer komplett, weil ich genug Plattenplatz habe und hinterher immer festgestellt habe, dass dann interessante Features fehlen.
* Ich kopiere in ein Installationsverzeichnis den Inhalt der CD und starte von dort. Damit brauche ich die CD später nicht mehr suchen, wenn ein Update die CD verlangt, findet es automatisch dieses Verzeichnis.
* Ich mache eine Sicherheitskopie der Registrierungsdateien (unter Eigene Dateien) damit muss ich bei evtl. Neu Installation nur die Datei kopieren und die Produkt Registrierung wird auf erledigt gesetzt.
* Ich suche manuell nach Updates und lade diese auf meinen PC. Die Nachinstallation kann ich dann, bei evtl. Neuinstallation wiederholen.
Diese Dateien, lassen sich auf eine Sicherheitskopie der CD mit hinzufügen oder in das Verzeichnis des Installers verschieben und sind so immer verfügbar.

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│ ** Beschreibung der einzelnen Anwendungen **
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• WINWORD • EXCEL • POWERPOINT •

Dies sind die Hauptanwendungen der Office Suite
Folgende Features (ich erwähne nur die wesentlichen) gelten gleichermaßen für alle drei Anwendungen:

• Zur Kompatibilität mit alten Versionen gibt es \"Leseprogramme\" sog. Filter zum Einlesen und Schreiben.
Umgekehrt entsprechende kostenlose „Viewer“, falls man das Programm nicht hat, oder Import Filter Treiber für ältere Office Suites.

• Interessant ist die Suchen und Ersetzen Funktion, für globale Änderungen an Texten.

• Weiter bieten sie zahlreiche Formatierungsmöglichkeiten der Datei, Einfügung von Grafiken aus Datei und der Zwischenablage (Speicher mit STRG-V),

• Wordart für ansprechende Text Gestaltung.

• Textfeld (frei positionierbar) und Hyperlink (im Text selbst und auf andere Dateien) Möglichkeit ist vorhanden.

• Weiter bieten diese Programme die verschiedensten \"Ansichten\" der Datei an. Von der Bildschirm-Darstellung, Druck-Darstellung, Gliederung, Kopf- und Fußzeilen usw.

• Dateien können mit Hintergründen versehen werden. Die Texte können in frei wählbaren TTF (True Type Font) Schriften farbig und auf Größe formatiert werden.

• Es können Objekte (Dateibestandteile aus anderen Anwendungen, die OLE Object-Link-Embedding beherrschen) eingefügt werden. Die Funktionalität zur Änderung und Formatierung bleibt damit komplett erhalten, solange auf dem PC die Anwendung präsent und in der Registry eingetragen ist.

• Es ist möglich einen gefilterten oder globalen Objektschutz (mit optionalem Passwort)zu definieren.

• Man kann weiter Rechtschreibkontrolle durchzuführen. In englischer Sprache, die einschaltbar ist, steht zudem die Grammatik Kontrolle zur Verfügung. Für deutsche Sprache kann, wie schon vorher, zwischen alter und neuer Rechtschreibung umgeschaltet werden.

• Es können z.B. die Speicherorte der erstellten Dateien und vieles mehr festgelegt werden.

• Die Einbettung von in Visual Basic programmierten Funktionen ist möglich, um Automatisierungen von öfter wiederkehrenden Befehlen zur Verfügung zu haben.

Nun zu den einzelnen Anwendungen:

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│ • WINWORD •
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Winword ist bekanntermaßen die Anwendung zur Erstellung von Textdateien, Briefen, aber auch für anspruchsvollere meist Text- weniger Grafik orientierter Dokumente.

Das hauptsächliche Dateiformat ist das DOC Format (das sich bei upgrade zur Version 11 wieder geändert hat). Word kann abwärts kompatibel alle DOC Formate lesen und schreiben.

Natürlich auch TXT Formate, die vom normalen EDITOR gelesen werden können.

Das Format RTF ist eine Dateiform, die eingeschränkte Formatierungen erlaubt.

Neu ist die erweiterte Möglichkeit auch diverse HTML Formate zu lesen und zu schreiben.
* Ich selbst nutze ab und zu die html Funktionalität, aber da gibt es besseres.

Es lassen sich Tabellen erzeugen, ändern und verschieden formatieren.
* Ich selbst wende das nicht an, da Excel hier als Objekt oder über die Zwischenablage bessere Funktionalität bietet.

Schriften, Hintergründe, Spaltendarstellung, Frames und vieles anderes ist möglich.

Es ist möglich Serienbriefe zu erstellen und die Adresse aus z.B. Exceldateien aber auch anderen z.B. Datenbank Programmen zu übernehmen.
* Ich selbst wende das nicht an, da so was nicht erforderlich war.
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Anwendung:
Für mich ist dies das Standard Brief Programm. Ich habe ein Muster erstellt, das als DOT (Template - Musterdatei) gespeichert wird.
Darin bette ich z.B. auch Grafiken über die Zwischenablage ein, die dann wirklich von allen gelesen und ausgedruckt werden können.
Text aus Webseites kopiere ich in Word und kann so leicht umformatieren (Outlook bietet bessere Möglichkeiten s. mein Tipp zu Ciao Berichten).

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│ • EXCEL •
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EXCEL ist ein Tabellenkalkulationsprogramm, mit (eingeschränkter) Datenbankfunktionalität.
Eine Exceldatei kann mehrere Blätter besitzen.

• Die Feldinhalte (Feld = Zelle in Zeile/Spalte der Datei) können in verschiedenen Formaten definiert werden.
Es stehen Zahl, Text, Datum, Uhrzeit, Währung, um nur einige der häufigsten zu nennen zur Verfügung.

• Hinter die Feldinhalte können Funktionen (Allgemeine mathematische, statistische, kaufmännische uvm.) hinterlegt und die Werte in der Zelle angezeigt werden. Es ist möglich externe Bezüge (auf andere Blätter aber auch andere Excel Dateien) zu erstellen.

• Jede Zelle ist mit Hintergrund, Schriftfarbe, Charakter, Größe, Zeilenumbruch usw. formatierbar.

• Auf jedem Blatt können die Daten je nach Auswahl der Zellen nach Spalten sortiert werden. Als Sortierkriterium dient standardmäßig der ASCII Code, aber auch Zahlen, Datumsformate und Zeiten können verwendet werden.

• Das Aussehen der Zellgrenzen kann umfangreich grafisch geändert werden.

• Zum Ausdruck kann umfangreich formatiert werden. Es kann eine Auswahl definiert, Zeilen bzw. Spalten versteckt, die Größe und ob mit oder ohne Rahmen ausgedruckt werden.

• Solche Objekte können in andere Dateien (WORD, POWERPOINT) über die Zwischenablage (Markierung mit STRG-C kopieren und mit STRG-V einfügen) oder als Objekt (OLE) eingefügt werden.

• Formatierte Text Dateien und Datenbank Formate können eingelesen (importiert), bearbeitet, sortiert und wieder als Text oder im Excelformat abgespeichert werden.

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* Anwendung:
Neben einfachen z.B. chronologischen Listen, erstelle ich in Excel z.B. Terminpläne (es gibt die entsprechenden Grafiken für GANT), Berechnungsblätter, Arbeitsdokumente (FMEA), Aufgabenlisten, Statistik Auswertungen uvm. Solches kann man mit frei platzierbaren Textfeldern erklären und mit Pfeilen entsprechend zu den Eingabeplätzen Referenzen herstellen.

Der freiwählbare Dokumentschutz erlaubt den partiellen Schutz in Formularen.

Seit Jahren mache ich damit Aufstellungen für meine Steuererklärung.

Datenbank Dateien lese ich ein und formatiere um. Globales Suchen und Ersetzen ist hier sehr hilfreich.

Aus statistischem Zahlenmaterial lassen sich vielfältige Grafiken erstellen um Zusammenhänge zu visualisieren. Sehr leicht lässt sich aber auch eine Grafik faken, da man in einem anderen Blatt mit gemogelten Werten arbeiten kann oder auch die Werte noch nachträglich, einzeln, manuell Anpassen lassen. Hier gilt: Traue keiner Grafik (Statistik) die du nicht selbst gefälscht hast! Auch gibt es vielfältige Tricks wie man Grafiken \"vorteilhaft\" darstellen kann, ohne so was zu tun.

Eine beliebige Pixel Grafik in ein Excelblatt eingebettet kann jeder der Office hat lesen! Mehrere in einzelnen Blättern, können mit Textfeldern, Symbolen, Pfeilen etc. versehen werden. Im Gegensatz zu Powerpoint braucht man nur z.B. EXCEL 97 um dies zu betrachten. Das hat heutzutage jeder auf dem PC oder die entsprechende kompatible Anwendung aus OPEN OFFICE, mit der es auch funktioniert!

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│ • POWERPOINT •
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POWERPOINT ist ein Präsentationsprogramm, mit Einschränkungen könnte man es als DTP (Desktop Publishing) Programm bezeichnen.
Eine POWERPOINT Datei kann mehrere Seiten besitzen.

• Neben Grafiken aus Zwischenablage und Dateien, können viele Grafiken und Freiformen mit den Werkzeugen erzeugt und formatiert (Rahmen, Farbe, Größe, Position, Transparenz etc.) werden.

• Die Schriftfelder sind frei platzierbar und lassen sich diskret formatieren.

• Da die Hauptanwendung die Präsentation ist, bietet dieses Programm Interaktivität und multimediale Fähigkeiten.
• Es lassen sich Schaltflächen einfügen für Aktionen. Aber auch Zeiten und Ein und Ausblendeffekte für Objekte auf der Folie, wie auch zwischen zwei Folien definieren.

• Es lassen sich Soundeffekte (viele bei Installation dabei) und Soundfiles bei der Präsentation abspielen, aber auch Filme starten.

• Für die Ausgabe stehen zunächst verschiedene Formen in Druckformat (Farbe, schwarz/weiß, Handzettel uvm.), als html Datei (GIF oder JPG Datei für jede Folie mit Schaltflächen verknüpft und als geschützte Präsentation zu Verfügung.

Man könnte noch vieles hier erwähnen.
Es ist ein vielseitiges, komplexes Programm, aber auch für einen Anfänger einfach zu bedienen. Man sollte es nicht links liegen lassen.
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Anwendung:
Viele Dinge, die ich früher in WORD gemacht hatte mache ich heute in POWERPOINT.
Die Professionalität, multimediales zu Erzeugen, habe ich nicht erreicht. Es war bisher auch noch nicht gefordert.
Ich benutze das Programm um einfache Gebrauchsanweisungen zu machen. Man kann gescannte Grafiken verwenden um mit Pfeilen und Textkommentaren exakt das Problem zu zeigen. Änderungen mit einfachen Grafiken skizzieren.
Über die Zwischenablage Dateiformate, die nicht lesbar sind im Officebereich lesbar zu machen.
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Neben den 3 Hauptprogrammen ist noch OUTLOOK ein wesentlicher Bestandteil.
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│ • OUTLOOK •
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OUTLOOK ist nicht zu verwechseln mit seinem Stiefbruder OUTLOOK EXPRESS.
Es ist um vielfaches besser und funktionsreicher.
Manchmal ist es auch bei anderer Hardware (Pocket PC, Navigator, Handys etc.) beigepackt.
In der Vergangenheit war das Programm als unsicher verschrien, weil es wegen seiner Integration in das Windows System und in die Office Suite viele Angriffspunkte aus dem Web bot. Die Updates von Microsoft ((Ausführungsverhinderung/Execution Prevention) auf der einen und externe Programme (Firewall, Anti-Spyware, Virenscanner etc.) machen es zu einem sehr guten, wenn gleich sehr komplexen Werkzeug im Officebereich.

Microsoft hat (leider) ein neues Dateiformat mit 2003 für dieses Programm eingeführt.
Die PST Datei ist nicht rückwärts kompatibel.
Die eingelesene Datei wird konvertiert und ist mit alten Versionen nicht lesbar.

Outlook ist ein Mailprogramm:
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• Man kann Emails empfangen, erstellen (dabei WORD als Editor einbinden im html, rtf oder text Format)und versenden.
• Hierzu ist der Empfang und das Senden umfangreich konfigurierbar.
Nahezu alle Arten von Mailbox Formaten sind ansprechbar. Selbst eine Synchronisierung mit Outlook Servern im Internet ist möglich.

Outlook organisiert Mails:
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• Die empfangenen Mails können (etwas umständlich programmierbar)in Ordner verschoben und so organisiert werden.
• Eine Archivierungsfunktion ist integriert und kann auch manuell angewendet werden.

Outlook verwaltet Kontakte:
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• Hier wird auch das Adressbuch verwaltet, wo die Emailadressen, aber auch Telefon und Fax Nummern gespeichert werden. Leider hat Microsoft den Menüpunkt automatisch im Adressbuch speichern in der Version entfernt.

Outlook ist Terminplaner:
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• Mit Outlook kann eine Terminplanung durchgeführt werden. Es lassen sich Aufgaben planen, die in den Kalender eingetragen werden und bei Empfängern einen Eintrag in deren Kalender vornehmen (Outlook ist Voraussetzung).
Outlook dokumentiert deine Arbeit:
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• Outlook führt ein Journal in dem alle Datei Operationen der Office Suite aufgezeichnet werden!

Outlook ist erweiterbar:
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• Diverse Programme können sich als Addins in Outlook integrieren.
(Microsoft Junk Emailfilter, Symantec Win Fax, Clam Win Virenscanner etc.)

• Outlook kann Daten (Adressen, Aufgaben, Kalender etc.)zwischen anderen Geräten (Pocket PC, Handy etc) synchronisieren.

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Anwendung:
* Ich verwende Outlook zum Mail Empfang und Senden.

* Bei mir ist als Editor WORD integriert.
Zum Erstellen von Ciao Berichten arbeite ich mit Outlook im \"Nur-Text\" Modus. Damit steht die Rechtschreibkontrolle zur Verfügung. Meine Textentwürfe sind in der PST Datei im Ordner Entwürfe gespeichert und können als Backup in einem separaten Ordner archiviert werden.

* Die Termin Planungsfunktionalität nutze ich nicht.

* Ich synchronisiere mit meinem Pocket PC, damit dort immer aktuelle Daten sind, die ich dann einstecken kann.

* Unsere Firma nutzt zwar einen OUTLOOK Server, aber die Synchronisationsfunktion habe ich nicht aktiviert.

* Ich verwalte in Outlook mehrere Mailprofile und habe umfangreiche Regeln für empfangene Mails definiert.
Mit einem Zusatzprogramm speichere ich auch die gesendeten Mails automatisch in einem entsprechenden Ordner.

* Da die Attachments relativ große PST Dateien erzeugen, was ein Nachteil ist, weil dann Outlook viel Resourcen verbraucht, verwende ich ein Zusatzprogramm zum absplitten der angehängten Dateien.
Damit erhalte ich zusätzlich Zugriff auf diese Dateien, ohne ein PST Datei, die auf einem Datenträger liegen muss, auf dem geschrieben werden kann (CD Kopie geht nicht!), in Outlook laden zu müssen.

* Die Archivierung führe ich manuell und selektiv durch. Andere Ordnerinhalte werden gelöscht. Man muss ja nicht jeden Spam aufheben.
Gegen SPAM benutze ich MAILWASHER PRO.

Gerade das Erstellen der CIAO Berichte halte ich für sehr praktisch!

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│ • Dokumentenmappe •
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Die Dokumentenmappe (seit Office 97) ist eine gute Möglichkeit verschiedene Officeformate in einer Datei zusammen zu \"binden\".
So kann ein komplettes Projekt, evtl. mit alten Ständen archiviert werden.
* Im Projektmanagement ist das ein gutes Hilfsmittel.

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│ • Office Zwischenablage •
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Sind mehrere Anwendungen geöffnet, bietet dieses Programm eine History der Kopien an, was hilfreich ist, wenn Texte und Grafiken evtl. öfter oder auch geringfügig verändert eingefügt werden.

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│ • Weiter folgende Utilities - Microsoft Office Tools:
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• Assistent zum Speichern eigener Einstellungen
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Hier kannst du deine persönlich eingerichtete Oberfläche von allen Programmen der Office Suite abspeichern.
Dies ist hilfreich, wenn mehrere User den gleichen PC nutzen oder du selbst auf mehreren PCs die gleichen Einstellungen nutzen willst.

• Spracheinstellungen
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Da ich ca. 50% meiner Korrespondenz in Englisch abwickle, kann ich hier z.B. für Rechtschreib- und Grammatik Prüfung eine oder andere Sprache zusätzlich einrichten.

• Picture Manager - Microsoft Clip Organizer
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Eine nette Zugabe zum Katalogisieren von Bildern auf dem PC aber auch zum Download von freien Clip Arts von der Microsoft Website.
* Nutze ich nur zum Öffnen des MS typischen Archivformats für Clip Arts.
Thumbs Plus ist dafür auf meinem PC zuständig. Ist viel, viel besser!

• Document Scanning • Document Imaging
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Das ist ein kleines unscheinbares Programm, das, wenn ein Scanner installiert ist, das Handling zwischen Office Anwendungen und der Hardware managt. Es installiert den \"Microsoft Document Image Writer\" als Druckertreiber.
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Anwendung:
* Ich nutze den virtuellen Image Drucker um z.B. um TIFF (2bit Schwarz weiß Format - FAX) zu erzeugen.
* Das MDI Format ist interessant, weil man hier den OCR Scanner (Software für Texterkennung und Umwandlung) darüber laufen lassen kann.
Das verwende ich z.B. um PDF in editierbaren Text zurück zu konvertieren und in WORD zu speichern.
* Noch ein Trick: Da es mit geschützten PDFs nicht geht zuerst mit FREEPDF über Druckertreiber ein ungeschütztes PDF erzeugen und dann in die MDI Maschine uns schon kommt Text raus.
Die Texterkennung funktioniert ausnehmend gut, wenn man noch die automatische Korrektur in der Dokumentsprache einschaltet.
Da es über Grafik geht ist es auch möglich von Websites in denen bestimmte Texte als Grafik wg. Kopierschutz hinterlegt sind, Texte zu erzeugen.

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│ • Bewertung •
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Microsoft Office 2003 ist ein sehr professionelles Programm.
Da ähnliches, z.B. OPEN OFFICE, auch kostenlos angeboten wird ist es mit dem \"Lehrer/Studenten\" Bonus sicher interessant und empfehlenswert.

Vorteile:
- Universelle Formate die (fast)jeder lesen kann.
- Als Quasi Standard sind die Dateien auch in anderen Betriebsystemen verarbeitbar.
- Eine Office Suite die (fast) keine Wünsche offen lässt.
- Ist eine zukunftssichere Investition, denn es läuft in 64bit Umgebung
- Viele \"Roh Diamanten\" sind versteckt, die man auf seinen Bedarf \"zuschleifen\" kann!
- Es gibt zahlreiche Addons/Addins teilweise Kostenlos und gegen geringes Geld!

Nachteile:
- Preis (speziell bei der Normalversion)
- Man stärkt das Microsoft Monopol.
- Für wichtige Features muss man extra bezahlen.

Für mich überwiegen die Vorteile gravierend!
Mit gutem Gewissen * * * * * !

PS: Ich hoffe, dass ich einige Tipps in meinem Text habe die eure Produktivität steigern können.