Microsoft Outlook Express Testbericht

Eigentlich bin ich ja kein besonderer Freund vom Microsoft-Produkten und habe bisher - mal von Windows abgesehen - im privaten Bereich die Software anderer Firmen genutzt. Die Rolle des Office-Pakets hat bei mir zum Beispiel die SmartSuite von Lotus/IBM eingenommen. Was diesem Paket leider schon immer gefehlt hat, war eine vernünftige Lösung für E-Mail und Terminplanung. Da gab es zwar den Organizer und später Lotus Notes in der Private Edition, so richtig praktikabel war das aber für den normalen Heimanwender nicht. Gerade dass Notes nur ein einziges Mail-Konto akzeptiert, hat es bei mir sehr schnell aus dem Rennen geworfen.

So bin ich dann mehr oder weniger zwangsläufig auf MS Outlook gekommen. In meinem Fall lag die Software meinem PDA bei. Man bekommt das Programm aber auch zusammen mit den verschiedenen Varianten des MS Office XP oder als eigenständiges Paket für etwa 150 Euro.

Mir ist bei vielen Berichten aufgefallen, dass Outlook oftmals nur als Mail-Programm beschrieben wird. Das ist es aber bei weitem nicht. Es handelt sich um ein ziemlich komplexes System zur Organisation und Kommunikation. Die reine Mail-Funktion bekommt man mit Outlook Express, das man ja zwangsläufig mit Windows installiert bekommt. Mir wird es sicher nicht gelingen, hier auf alle Möglichkeiten von Outlook 2002 einzugehen, aber ich werde mich bemühen, einen Guten Überblick zu geben.


Die Mail-Funktion
Nach der Installation, die bei mir völlig problemlos verlief, kann man bereits vorhandene Email-Konten und Verzeichnisse aus früheren Versionen oder Outlook Express übernehmen.
Die Mail-Funktion wird wohl die am meisten benutzte Option des Programms sein.
Sehr positiv finde ich, dass man mit Outlook eine beliebige Zahl von Email-Konten verwalten kann. Dabei werden eine große Auswahl von Protokollen unterstützt: neben POP3 und SMTP, das bei den meisten Konten genutzt werden dürfte, kommt Outlook auch mit IMAP, HTTP und dem Exchange-Server von Microsoft klar. Eines dieser Konto wird als Standard definiert und wird für den normalen Betrieb genutzt. Man kann dieses Standard-Konto jederzeit ändern oder auch beim Schreiben einer Mail per einfach Knopfdruck entscheiden, ob die Mail über ein anderes Konto geschickt werden soll.

Als Format der Mail kann man zwischen reinen Text-Mails, HTML und Rich-Text wählen. Die beiden letzteren ermöglichen es, gestalterische Elemente wie Fettdruck oder Farbe in die Mail aufzunehmen. Allerdings werden die Mails größer und sind auch empfänglicher für Viren. Außerdem kann man Signaturen vorgeben, die an die Mail angehängt werden. Was mir hier nicht so gefällt, ist das Problem, dass man zwar eine Standardsignatur vorgeben kann, aber nicht die Möglichkeit hat, für jedes Konto eine eigene anzulegen. Beim Wechseln muss an sie dann manuell einfügen. Alternativ kann man der Mail auch seine Visitenkarte aus dem Adresbruch anhängen.

Die Handhabung der Mail-Funktion ist kinderleicht. Drückt man auf \"neu\", geht ein Fenster auf, in dem man den Text und alle nötigen Daten eingeben kann. Je nach Einstellung kann man neben dem eigentlichen Empfänger (auch mehrere), den Empfänger einer Kopie (Cc) oder einer Blindkopie (Bcc) und den Betreff eingeben. Die Mail-Adresse kann man entweder manuell eingeben oder über das Adressbuch einfügen.

Mails werden in einem bestimmten, frei definierbaren Zeitintervall abgerufen. Nach der Installation steht der, wenn ich mich recht erinnere, auf 15 Minuten. Man kann hier beliebige Intervalle einstellen oder beispielsweise auch bestimmen, dass gesendete Mails sofort abgeschickt werden. Sollte dies nicht der Fall sein, werden sie erst einmal im Postausgang abgelegt. Man hat also noch die Möglichkeit, mit etwas Glück noch etwas zu ändern. Nach dem Senden kommen sie in das Verzeichnis \"Gesendete Objekte\".

Neu angekommene Mails werden fett angezeigt. Alle Mail-Fenster kann man so einstellen, dass in einem Bereich die Gesamtliste der vorhandenen Mails angezeigt wird, im anderen Bereich dann eine Vorschau. Man muss also zum lesen die Mail nicht erst in einem eigenen Fenster öffnen.

Noch nicht abgeschlossen Mails kann man in einem Verzeichnis für Entwürfe zwischenspeichern.


Aufgaben
Aufgaben ist eine nette Möglichkeit, sich selbst etwas unter Druck zu setzen. Aufgaben bestehen bei bei Outlook aus einem Betreff, einem Fälligkeitsdatum, einer Beschreibung, dem Grad der Erfüllung und einigen anderen Details. Man könnte sich zum Beispiel eintragen, dass man morgen um 8.38 Uhr den Mülleimer raustragen muss. Pünktlich um die Uhrzeit wird man dann an diese Aufgabe erinnert - vorausgesetzt natürlich, Outlook ist gerade aktiv ;-) Bei größeren Projekten kann man mit eine Prozentskalierung auch den Fortschritt der Aufgabe beschreiben. Mann kann diese Aufgabe auch vor sich her schieben und sich zu späteren Zeitpunkten wieder daran erinnern lassen.

Einen Überblick über alle Aufgaben bekommt man im Aufgaben-Fenster, wo man auch per Mausklick die abgearbeiteten Aufgabe markieren kann. Diese werden zunächst nicht gelöscht sondern durchstrichen.

Zugegeben, diese Funktion ist für den Heimanwender nicht unbedingt so packend. Man kann zwar seine eigenen Aufgaben etwas besser organisieren, aber das dürfte letztendlich eher Spielerei sein. In der professionellen Anwendung hat man mit dieser Funktion aber ein wertvolles Werkzeug. Man kann diese Aufgaben beispielsweise auch delegieren, indem man sie einer oder mehreren Personen zuordnet. Diese bekommen diese Aufgabe dann ähnlich einer Mail zugeschickt und haben sie in ihrem Aufgabenblock. Ändern die Kollegen dann beispielsweise etwas am Prozentgrad, können sie eine Rückmeldung an den ursprünglichen Aufgabensteller senden. Diese Funktion benutzen wir bei uns im Büro sehr intensiv und sie hat sich als sehr praktisch erwiesen. Aber wie gesagt, das ist eine Funktion, die eher im beruflichen Umfeld Sinn macht.


Adressbuch
Ohne das Adressbuch oder \"Kontakte\", wie es bei Outlook heißt, geht nicht viel! Diese Funktion ist meiner Meinung nach wirklich vorbildlich gelöst. Man hat hier eine Übersicht ähnlich wie in einem normalen Kalender oder einem Karteikasten. Die Ansicht lässt sich, wie bei fast allen Outlook-Funktionen auf zig Weisen anpassen.

Was ich wirklich prima finde, sind die vielen Felder, die einem bei einem Kontakt zur Verfügung stehen. Man kann zig verschiedene Telefonnummern (privat, mobil, dienstlich, Fax...) und bis zu drei Email-Adressen eingeben. Daneben können den Kontakten auch zwei Postadressen zugeordnet werden. In vielen anderen Feldern kann man noch solche Dinge wie Beruf, Abteilung, Firma, Website, Spitznamen und Notizen eingeben. In der Ansicht sieht man dann beispielsweise auch, welche Aufgaben man diesem Partner zugeordnet hat. Ganz praktisch finde ich zum Beispiel, dass der Geburtstag oder ein Jahrestag, den man hier eingibt, dann automatisch auch im Kalender erscheint.

Man kann seine Kontakte verschiedenen Kategorien zuordnen und dann entsprechend sortieren. Hier hat man eine gewisse Auswahl vorgegeben, kann diese jedoch frei definieren.

Die hier eingegebenen Daten kann man dann beispielsweise bequem zum versenden von Mails benutzen oder sich hier einfach nur ein sehr komfortables Adressverzeichnis anlegen.


Kalender
Auch in der Kalenderfunktion steckt wesentlich mehr drin als man zunächst glaubt - oder daheim benötigt. Hier kann man zwischen verschiedenen Ansichten wählen: so gibt es eine Tages-, eine Wochen-, eine frei definierbare Arbeitswochen- oder eine Monatsansicht. Hier kann man durch einfaches Klicken in das entsprechende Kalenderfeld einen Termin schnell und einfach eingeben. Neben dem Betreff, dem Ort, der Uhrzeit und dem Zeitpunkt der Erinnerung kann man hier auch umfangreiche Notizen zum Termin ablegen. Außerdem kann man den Termin als \"gebucht\", \"unter Vorbehalt\", \"abwesend\"oder \"frei\" definieren. Das finde ich sehr praktisch, um die Terminplanung zu vereinfachen und bei den Terminen als absolutes Muss oder einfach als Gedächtnisstütze zu unterscheiden.

So weit so gut, aber der Outlook Kalender kann noch mehr: wie bei den Aufgaben kann man auch Kalendertermine an Partner verschicken. Im Netzwerk hat man sogar die Möglichkeit, Besprechungen zu planen. Outlook ermöglicht es dann, in den Kalender der Kollegen nachzuschauen, ob diese zum entsprechenden Zeitpunkt schon etwas vorhaben oder noch zu buchen sind. Man kann das selbst machen oder Outlook auch einen geeigneten Termin automatisch suchen lassen. Die Besprechungsteilnehmer erhalten dann eine Einladung zu diesem Termin als Mail und können diese annehmen (hier wieder als gebucht, frei oder unter Vorbehalt) oder ablehnen. Nimmt man den Termin an, wird er auch automatisch im Kalender übernommen. Ändert einer der Teilnehmer dann das Date, können die Planungen in den Kalender der Kollegen dann auch aktualisiert werden.

Im Netzwerkbetrieb hat man, je nach Freigabe, auch die Möglichkeit, selbst mit den Kalendern der Kollegen zu arbeiten und dort Termine einzugeben - zum Beispiel wenn der Kollege im Urlaub ist. Das geht auch bei allen anderen Funktionen von Outlook. Natürlich gibt es aber auch Termine, die nicht unbedingt jeder sehen soll. Man hat dann die Möglichkeit, dieses Objekt als \"privat\" zu kennzeichnen. Der Kollege sieht dann zwar noch, dass da ein Termin ist, kann aber nicht Thema, Ort oder solche Dinge abfragen. Das finde ich besonders praktisch, wenn man auf seinem Dienstrechner auch private Termine hinterlegt. Gerade wenn man mit einem PDA arbeitet und diesen mit dem heimischen und dem Dienstrechner synchronisiert, hat man doch auch Termine im System, die nicht jeden etwas angehen.

Um etwas Ordnung in den Kalender zu bringen, kann man selbstverständlich die Kategorie aus den Kontakten auch hier benutzen und entsprechend filtern. Besonders praktisch finde ich, dass man diesen Kategorien Farbe zuordnen kann. Bei der Anzeige oder beim Druck kann man die Termine dann farblich unterscheiden. Das mag zwar nicht jedermanns Sache sein, aber ich finde das ganz hilfreich.


Notizen
Die Funktionen \"Notizen\" ist für meinen Geschmack eher eine Spielerei und ein kleines Gimmick. Man hat hier die Möglichkeit, auf Notizzetteln, ähnlich Haftnotizen, kleine Vermerke zu machen und abzulegen. Allerdings ist die Funktion durch die Aufgaben-Funktion und andere Möglichkeiten von Outlook eher überflüssig.


Outlook Heute
Wie schon geschrieben, kann man bei Outlook die Ansicht mit zig Variationen verändern und dem eigenen Geschmack anpassen. Besonders hilfreich ist für meinen Geschmack das Feld \"Outlook heute\". Man kann Outlook so einstellen, dass diese Übersicht als Startbild erscheint. Hier bekommt man dann einen schnellen Überblick über anstehende Termine, fällige Aufgaben und Mails. Gerade wenn man im Büro mit Outlook arbeitet, kann man sich bequem über den anstehenden Tag informieren und anfallende Dinge erledigen.


Allgemeines
Wie schon mehrmals erwähnt, hat man bei Outlook eine unglaubliche Vielfalt an Einstellungen, die man im Normalfall gar nicht alle erfassen kann. Positiv fällt aber auf, dass vieles doch sehr leicht verständlich und übersichtlich gestaltet ist. Mit den meisten Funktionen kommt man, sofern man sie findet, sehr gut und schnell klar. Gerade die vielfältigen Möglichkeiten das Erscheinungsbild anzupassen, machen das Arbeiten mit Outlook sehr einfach und angenehm. Das man alle Objekte auch nach den unterschiedlichsten Eigenschaften sortieren kann, macht das Arbeiten noch leichter. Eine sehr gut funktionierende Suchfunktion bringt hier ebenfalls sehr viele Vorteile.

Bei Outlook hat Microsoft den Weg gewählt mit Objekten und Ordnern zu arbeiten. Man kann Mails, Termine, Aufgaben usw. Bequem zwischen den einzelnen Funktionen hin und her schieben und dort dann weiter bearbeiten. So kann man sich eine Mail mit einem Auftrag beispielsweise in den Aufgabenblock schieben und dort als Aufgabe verwenden. Es besteht die Möglichkeit, sich, orientiert an einer gewissen Grundstruktur, auch zusätzliche Ordner und Unterverzeichnisse anzulegen und so das ganze etwas zu sortieren. Einer der vorgegebenen Ordner ist zum Beispiel der Mülleimer. Hier werden gelöschte Objekte zunächst zwischengespeichert und können so, je nach Einstellung, in Notfällen noch einmal gerettet werden.

Was mir besonders aufgefallen ist, ist die Tatsache, dass Outlook ungewöhnlich stabil arbeitet. Ich hatte unter Windows XP Pro und auch unter Windows 98 bisher keinerlei Probleme und das Programm hat noch nie irgendwelche Zicken gemacht. Bei mir läuft es eigentlich grundsätzlich im Hintergrund und hat mich bei der Arbeit bisher nicht eingeschränkt.


Fazit
So, das war jetzt ein ziemlich langer Bericht. Trotzdem möchte ich noch einige abschließende Worte sagen.

Wie Ihr seht, ist Outlook doch mehr als nur ein Mailprogramm. Deshalb bitte ich alle anderen Schreiber, deren Beiträge ich nicht so gut bewertet habe, um Verständnis. Microsoft ist hier ein tolles Programm gelungen, das ausnahmsweise sogar sein Geld wert ist. Ich möchte es auf meinem heimischen Rechner, aber noch vielmehr im Büro nicht mehr missen. Klar ist aber, dass es für den normalen Mailer absolut überproportioniert ist. Wer nur ein gutes Mail-Programm braucht, ist mit Outlook-Express sicher besser bedient und wird nicht von der Funktionsvielfalt vom großen Bruder erschlagen.

Wer aber viele Termine zu koordinieren hat, ein gutes Adressbruch und eine bequeme Mail-Funktion braucht, der ist mit Outlook 2002 sicher sehr gut bedient.


Diesmal ein besonders dicken Dank fürs Lesen, Wegklicken oder Kopieren!

Außerdem: Krieg ist keine Lösung!