Microsoft Outlook x.x Testbericht

1. Outlook vs. Outlook Express

Obwohl Outlook und Outlook Express zwei grundverschiedene Programme sind und Outlook Express früher sogar unter einem völlig anderen Namen publiziert wurde, wird Outlook Express oft und fälschlicherweise als eine Art Light-Version von Outlook bezeichnet. Schlimmer und häufiger noch: Die beiden Programme werden miteinander verwechselt. So mancher Outlook-Express-Benutzer fühlt sich angesprochen, wenn etwa eine Computerzeitschrift von Funktionen, Problemen, Gefahren oder Neuigkeiten rund um das Programm Outlook schreibt.

Die einzige Gemeinsamkeit der Anwendungen ist neben dem Wörtchen „Outlook“ im Namen, dass jedes von ihnen (auch, nicht ausschließlich) als E-Mail-Client dient. Darüber hinaus hat Outlook Express fast gar nichts und Outlook noch jede Menge zu bieten. Wer auf dieses Mehr verzichten kann, darf seine E-Mails übrigens getrost mit dem kostenlosen und durchaus komfortablen Outlook Express verwalten. Er spart sich nicht nur den Kaufpreis für Outlook, sondern auch noch das ungute Gefühl, dass das Preis-Leistungs-Verhältnis für Outlook so schlecht ist wie für alle anderen Microsoft-Produkte auch.

Es irrt allerdings, wer glaubt, Outlook sei gewissermaßen nur ein Programm für professionelle Anwender, sprich für Unternehmer und Unternehmen. Dass und unter welchen Umständen auch der Privatmensch von den Vorteilen Outlooks partizipieren kann, werde ich sogleich darlegen.

2. Funktionsübersicht

a) der Mailclient

Bekannt ist Outlook den meisten in erster Linie als E-Mail-Client und zwar als einer der erfolgreichsten überhaupt, neben Outlook Express, versteht sich. Dieser Erfolg ist nicht unbegründet und auch gefährlich.

Nicht unbegründet, weil von der Installation der POP3- und SMTP-Postfächer über das Schreiben und Empfangen von E-Mails bis hin zu deren Verwaltung die Software im Großen und Ganzen einfach zu bedienen ist. Das Programm leistet in dieser Hinsicht alles, was Outlook kann, und darüber hinaus mehr. Rein auf die E-Mails bezogen würde ich die Mehrleistung dabei als weitgehend überflüssig bezeichnen, jedenfalls für Privatanwender, aus deren Sicht und für die ich diesen Beitrag hier vor allem schreibe.

Als angenehm empfinde ich vor allem die Möglichkeit, MS-Word als Standardeditor zum Schreiben von E-Mails einzustellen. Umgekehrt lässt sich aus Word heraus jede Datei in Outlook als E-Mail (und nicht als bloßer E-Mail-Anhang) verschicken. Ansonsten beherrscht Outlook nichts, was überaus wichtig oder nützlich erscheint und darüber hinaus in Outlook Express nicht zu finden ist, auch wenn sich hie und da kleine Nützlichkeiten finden.

Gefährlich ist die Popularität von Outlook insofern, als dass Viren und Würmer oft speziell auf das Programm zugeschnitten werden und Benutzer dieser Software daher besonders angreifbar sind. Mit ein wenig Vorsicht lässt sich allerdings mit hoher Sicherheit verhindern, dass von Outlook eine Gefahr ausgeht: Man unterlasse schlicht das Öffnen bzw. Ausführen potentiell virenbefallener Dateien. Ich bin noch nie einer Virusattacke zum Opfer gefallen, die in einem Zusammenhang mit Outlook stehen könnte.

Einen Nachteil von Outlook bekam ich in einer älteren Version per Schock zu spüren: Das Programm lies sich urplötzlich nicht mehr öffnen, schien beim Start eingefroren zu sein. Erst durch den Hinweis eines Freundes erfuhr ich, dass es zu diesem Effekt früher oder später kommt, wenn die outlook.pst, eine Datei, die nicht alle Einstellungen, aber alle Daten enthält, nicht gelegentlich komprimiert wird. Der Komprimierungsvorgang findet sich in für Microsoft typischer Art etwas versteckt: Rechte Maustaste auf „Outlook heute“, „Eigenschaften“ wählen, dann „Erweitert“ und schließlich „Jetzt komprimieren“. Das scheinbar eingefrorene Outlook ist übrigens dann doch noch gestartet, man musste aber einige Minuten Geduld haben. Nach dem Komprimierungsvorgang war das Problem gelöst. Da ich mittlerweile regelmäßig komprimiere, kann ich nicht sagen, ob das eben beschriebene Problem bei Outlook XP noch auftritt.

b) die Notizen

Die Notizfunktion Outlooks ist vielleicht nicht der Höhepunkt schöpferischer Ideenkraft, aber doch recht nützlich. Wer auf seinem Schreibtisch mit vielen kleinen Notizzetteln zu kämpfen hat, wird gut daran tun, alle Notizen künftig in Outlook zu verfassen. Dort werden sie auf kleinen virtuellen Zettelchen angezeigt, gehen nicht verloren, lassen sich leicht ändern oder löschen. Schnelle Notizen etwa am Telefon verfasse ich nur noch in Outlook. Übrigens stellt jeder meiner Besucher fest, wie ordentlich es doch bei mir zu Hause aussieht…

c) die Kontakte

Outlook verfügt selbstverständlich über eine flexible Adressverwaltung. Jedem Kontakt können zahlreiche Daten zugeordnet werden, standardmäßig allein drei Anschriften, etliche Telefonnummern, das Geburtsdatum und vieles mehr. Natürlich lassen sich die Namen in der E-Mail-Funktion verwenden; ich gebe also „Max Mustermann“ ein, um eine Mail an max.mustermann@mailprovider.de zu schicken. Das Geburtsdatum wird automatisch im Kalender eingetragen, auf dass man ihn nie wieder vergesse. Womit wir beim nächsten Thema wären:

d) der Kalender

Terminverwaltung in Outlook ist ein Vergnügen. Verschiedenste Darstellungsweisen und Übersichten machen es leicht, den Überblick zu behalten. An Termine kann man sich natürlich erinnern lassen, und überhaupt ist ihre Verwaltung ein Kinderspiel. In der Kategorie „Outlook heute“, die auf Wunsch beim Programmstart angezeigt wird, werden die Termine der nächsten Tage dargestellt. Ungemein praktisch, um sie mehrfach vor Fälligkeit in Erinnerung gerufen zu bekommen.

e) die Aufgaben

Eine To-do-Liste fehlt in Outlook schließlich auch nicht. Hier wird mit oder ohne Fälligkeitsdatum eingetragen, was zu erledigen ist; natürlich ist eine Wiedervorlage möglich und auf Dauer eine nervtötende Versuchung. Was du heute kannst besorgen… Auch die Aufgaben werden in „Outlook heute“ angezeigt.

f) Weitere Funktionen

Wie alle Produkte der Office-Reihe von Microsoft verfügt auch Outlook über zahlreiche teils eher versteckte Funktionen, die hier nicht alle detailliert beschreiben werden sollen. Die Verwaltung der Kontakte und Termine etwa ist nicht nur leicht, sondern auch vielseitig. Zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten stehen dem Nutzer für sie und das Programm überhaupt zur Verfügung. Mit einem Großteil kommt der User, namentlich der Privatuser, nur selten oder gar nicht in Berührung. An einiges kann man sich allerdings gewöhnen und möchte es dann nicht mehr missen.

3. Privatuser

Immer wieder wird bestritten, dass der Privatanwender, der doch eh nur seine Mails abruft, Outlook gebrauchen kann. Wenn man bedenkt, dass Outlook Adressen und Termine verwaltet, Aufgaben und Notizen, fragt sich aber natürlich: Warum sollte der Privatnutzer davon keinen Gebrauch machen?

Der Knackpunkt ist wohl, dass man seinen Terminkalender und sein Adressbüchlein gern auch unterwegs mit sich führt. Und genau das ist es, was gegen Outlook spricht. Die Funktionen lassen sich zwar gut benutzen, doch wenn man sie benutzt, unterliegt man unnötigen lokalen Einschränkungen. Wirklich?

Nicht unbedingt! Outlook allein mag für den Privatbenutzer eine unglückliche Lösung sein, aber Outlook kombiniert mit speziellen Handys (oder einem PDA, was diesbezüglich dasselbe ist) aber eben nicht! Gehen wir beispielhaft vom Nokia 7650 aus, das bei Abschluss eines Mobilfunkvertrages immerhin für 0,- Euro zu erwerben ist:

Auch dieses Handy verwaltet Kontakte, Termine, Aufgagen und Notizen. Und es verfügt über die Möglichkeit, diese alle per Knopfdruck mit Outlook zu synchronisieren. Soll heißen: Wurde auf dem Handy eine Änderung welcher Art auch immer vorgenommen, so wird beim Synchronisierungsvorgang, den man in beliebigen Abständen vornehmen kann, diese Änderung auf Outlook übertragen. Dies funktioniert natürlich auch umgekehrt oder derart, dass stets die Daten auf dem PC oder dem Handy überschrieben werden.

Ich selbst nutze Outlook in der Kombination mit dem Nokia 7650 und verfüge über keinen Kalender, kein Notizheft, kein Adressbuch aus Papier. Ich führe mein Handy regelmäßig mit mir und kann somit sowohl zu Hause als auch unterwegs komfortabel jede beliebige Änderung vornehmen, die dann beim Synchronisieren jeweils übertragen wird. Ich arbeite mit rein virtuellen Daten und das mit allem Komfort, den mir die schöne digitale Welt bietet. So habe ich mein Adressbuch stets bei mir, es beinhaltet aber eben auch die E-Mail-Adressen, die dann in Outlook beim Versenden von Mails aufgerufen werden. Es ist nicht mehr nötig, ein eigenes Adressbuch auf Papier zum Mitführen und eines für Outlook Express mit allen Mailadressen anzulegen. Und an meine Termine werde ich nicht nur zu Hause, sondern ggf. auch unterwegs erinnert. Geburtstage stehen im Adressbuch und damit automatisch auch im Kalender, Jahr für Jahr.

Ein wichtiger Geschäftsmann bin ich nicht, nicht mal ein unwichtiger, sondern nur ein Student mit ausfüllendem Nebenjob – trotzdem finde ich diese Möglichkeiten sehr praktisch. Zwar soll man sein Leben nicht überorganisieren, doch wer kommt schon ohne Terminplaner aus? Niemand! Es gibt lediglich Leute, die diesen allein ihrem Gehirn führen können…!

4. Bezug

Der Kauf von Outlook ist wahrlich keine Freude, ist die Software mit rund 140 Euro doch hoffnungslos überteuert. Auch die Updates sind relativ teuer. Am sinnvollsten dürfte es wohl sein, sich gleich das ganze Office-Paket zu gönnen. Für Schüler, Studenten und Lehrkräfte kostet das übrigens 150 Euro als updatefähige Vollversion (weitere Informationen gern auf Anfrage). Einer solchen sog. SSL-Lizenz habe auch ich es zu verdanken, dass ich in die Vorzüge vor allem von Word und Outlook zu einem letztlich finanzierbaren Preis gekommen bin. Outlook nutze ich nach Unterbrechungen nun seit einem Jahr durchgehend und ich gedenke, es auch dabei zu belassen. Wer allerdings über kein Handy und keinen PDA verfügt, das/den man mit Outlook abgleichen kann, der sollte sich überlegen, ob er nicht lieber Outlook Express für E-Mails und echtes Papier für den Rest nutzen möchte. Der Kaufpreis für Outlook ließe sich schließlich auch für einen hübschen neuen Drucker investieren.

5. Datensicherung

Ich möchte nun noch ein Wort zur Datensicherung verlieren. Diese lässt sich natürlich auf verschiedene Arten softwaregesteuert durchführen. Es ist aber nicht ganz ohne Nutzen zu wissen, was ich oben bereits schrieb: alle Daten (nicht die Einstellungen!) werden in einer einzigen Datei namens outlook.pst gespeichert, die nach einiger Zeit ungeheure Ausmaße annimmt, aber natürlich durch Komprimierungsvorgänge wieder kleiner wird. In Windows XP findet man diese Datei, wenn man sich alle System- und versteckten Dateien anzeigen lässt und dann in den Ordner c:\\Dokumente und Einstellungen\\Nutzername\\Lokale Einstellungen\\Anweungsdaten\\Microsoft\\Outlook wechselt. Einfach kopieren oder auf eine CD oder DVD brennen! Wer verlorene Dateien auf diese Weise wieder herstellen will, beachte, dass das Überschreiben der aktuellen outlook.pst durch die gesicherte outlook.pst natürlich alle Daten löscht, die in der aktuellen outlook.pst gespeichert sind, in der gesicherten aber noch nicht waren. Wer also etwa seine Festplatte formatiert und Outlook dann neu aufspielt, sollte erst die alte outlook.pst in das entsprechende Verzeichnis einfügen und dann Mails abrufen, Kontakte ändern und so weiter.

Im Übrigen sind die Outlook-Daten, wenn man sie regelmäßig mit einem Handy oder PDA synchronisiert, ja an mehreren Orten gespeichert und damit ohnehin schon gesichert. Da ich auch von meinem Handy stets noch ein volles Backup erstelle, habe ich zumindest die Kontakte, Termine, Aufgaben und Notizen letztlich an drei Orten gespeichert. Die Mails aus Outlook werden natürlich nicht synchronisiert und sind nur in der outlook.pst zu finden.

Eine Bitte noch: Wer von Computern wenig versteht, sollte sich auf keine Experimente mit der outlook.pst einlassen. Wer nicht genau versteht, wann warum welche Daten gesichert oder verloren sind, riskiert damit nur unnötigen Datenverlust und möge zumindest mich, wenn es dann doch dazu kommt, mit jedweden Vorwürfen verschonen ;-)