Novell Groupwise Testbericht

Wer in einem Novell Netzwerk arbeiten darf, oder muss, wird meistens mit dem Mailprogramm namens Groupwise beglückt. Als Freeware ist Groupwise nicht zu bekommen, sondern nur mit der Novell Software. Auch ich habe das Vergnügen im Büro mit der Groupwise Version 5.5 zu arbeiten. Da es kaum möglich ist alle Funktionen von Groupwise im Detail zu beschreiben, werde ich mich auf die beschränken, die im täglichen Ablauf am wichtigsten sind.

Groupwise ist auf den ersten Blick ein sehr übersichtliches Mailprogramm, das über zahlreiche Funktionen verfügt. Nach dem starten von Groupwise öffnet sich ein Fenster, das in 2 Bereiche unterteilt ist. Auf der linken Seite ist die Ordnerliste zu finden, auf der rechten Seite werden die Mails angezeigt. Über den Fenstern ist die Menüleiste und verschiedene Buttons zu sehen, über die man direkt auf verschiedene Funktionen wie beispielsweise Mail schreiben, drucken oder auch auf das Adressbuch zugreifen kann. Als Standardordner stehen Ausgangsnachrichten, Mailbox, Kalender, In Arbeit, Dokumente, Aktenschrank, Jobliste und der Papierkorb zur Verfügung.

Mails empfangen
Eingehende Mails können mit einer sofortigen Vorschau angezeigt werden. Nach dem öffnen der Mail kann sofort geantwortet, weitergeleitet oder gelöscht werden. Beigefügte Anlagen kann man entweder gleich öffnen, oder sie sich in einer Vorschau anzeigen lassen. Zusätzlich erscheint auf dem Monitor ein kleines Fenster indem die neue Nachricht angekündigt wird. Hierfür sorgt das Notify, das automatisch mit Groupwise gestartet wird. Wie lange die Meldung auf dem Monitor angezeigt wird, kann individuell eingestellt werden.

Mails versenden
Beim versenden der Mails können verschiedene Optionen eingestellt werden. Es ist z. B. möglich die Priorität mit „hoch“ zu kennzeichnen. Der Empfänger erkennt die hohe Priorität daran, dass in seiner Mailbox die Mail mit einem kleinen Briefumschlag in roter Farbe gekennzeichnet ist, Mails mit normaler Priorität haben einen weißen Umschlag. Mails können auch mit Hinweisen wie „vertraulich“ oder „privat“ gekennzeichnet werden. Allerdings ist dies lediglich ein Hinweis, eine Sicherung vor unberechtigtem Zugriff gibt es nicht. Jeder Mail kann eine Signatur oder Visitenkarte hinzugefügt werden. Je nach Voreinstellung kann dies automatisch oder auf Nachfrage geschehen. Auch die vorhandene Rechtschreibprüfung einzustellen ist manchmal von Vorteil. Natürlich können auch diverse Anlagen zu den Mails hinzugefügt werden. Die versendeten Mails werden automatisch im Ordner Ausgangsnachrichten gespeichert. Das schreiben und versenden von Mails ist denkbar einfach und dürfte niemanden vor große Schwierigkeiten stellen.

Adressbuch
Das Adressbuch ist von der Aufteilung recht übersichtlich. Neben den Namen, Vornamen und der Mailadresse können weitere Zusätze wie beispielsweise Telefon- oder Faxnummer eingetragen werden. Auch Gruppen können zusammengefasst werden, für den Fall dass gewisse Mails immer an den gleichen Empfängerkreis gehen.

Aktenschrank
Die eingehenden Mails können in der Mailbox entweder gelöscht werden oder man kann im Aktenschrank Ordner anlegen in die die Mails dann einsortiert werden. Diese Ordner können auch für weitere Benutzer freigegeben werden, sodass ein Zugriff für alle möglich wird, die im gleichen Aufgabengebiet tätig sind. Die Freigabe kann aber soweit eingeschränkt werden, dass auch nur ein lesen der Mails möglich ist und sie nur von dem ursprünglichen Empfänger gelöscht werden kann. Es können zwar auch Ausgangsmails in den Ordnern abgelegt werden, allerdings bleiben sie dann zusätzlich im Ordner Ausgangsnachrichten gespeichert. Löscht man sie in den Ausgangsnachrichten, sind sie auch im Aktenschrank gelöscht. Außerdem ist es ausgesprochen lästig, dass Ausgangsmails die von einem Kollegen in einen freigegebenen Ordner gestellt werden, in die Ausgangsnachrichten beim Inhaber des Ordners erscheinen. Die Ordner werden so mit der gleichen Mail regelrecht zugemüllt.

Archiv
Es gibt zwar meines Wissens keine Einschränkung beim ablegen der Mails im Aktenordner, aber irgendwann sollte man doch die alten mal durchschauen und gegebenenfalls löschen. Für diejenigen die sich nicht davon trennen können, gibt es die Archivfunktion. In den Groupwise Optionen wird der Pfad zu dem Ordner auf dem Laufwerk eingegeben, wo die alten Mails abgelegt werden sollen. Wahlweise kann man sie automatisch in freiwählbaren Zeiträumen archivieren lassen, oder auch je nach belieben die Mails manuell ins Archiv stellen. Hin- und wieder sollte man aber auch das Archiv durchschauen, da auch ich schon mit Schrecken festgestellt habe, wie viel Müll sich im Laufe der Zeit beim automatischen Archivieren ansammelt.

Kalender
Groupwise hat eine sehr vielseitige Kalenderfunktion. Eigene Termine können verwaltet werden, Notizen eingetragen und die so genannten Jobs werden verwaltet. Die Anzeige kann wahlweise auf einen ganzen Monat, eine Woche oder einen Tag eingestellt werden. Auch der Kalender kann für andere Benutzer freigegeben werden. Stellt man dann die Funktion Mehrfachbenutzer ein, können bei der Tagesansicht nebeneinander die Kalender aller eingesehen werden, die die Freigabe aktiviert haben. Terminvorschläge können an andere Benutzer verschickt werden und über die Optionen des Kalenders ist es möglich nach gemeinsamer freier Zeit zu suchen. Die optimale Nutzung des Terminkalenders ist allerdings davon abhängig, dass ihn alle Beteiligten gleichermaßen nutzen, woran es in der Praxis doch meist scheitert.

Jobs/Notizen/Telefonische Nachrichten
Über den Sinn oder Unsinn dieser Funktionen kann man sicher geteilter Meinung sein. Mit Groupwise kann man Jobs an Kollegen verschicken. Dieser erhält dann eine Nachricht mit dem Namen Job, in der dann z. B. stehen könnte, „Kaffeekochen um 15.00“. Der Empfänger hat immerhin die Möglichkeit diesen Job abzulehnen. Klickt er auf akzeptieren, wird der Job in den Kalender eingetragen. Die Notiz ist eigentlich wie eine Mail, sie wird in der Mailbox nur anders gekennzeichnet und ist in meinen Augen recht überflüssig. Bei einer telefonischen Nachricht ist der Aufbau wie bei diesen typischen Bürozetteln, in denen Felder für den Namen des Anrufenden, Zeit und Vorgaben wie „bittet um Rückruf“ oder „ruft wieder an“ vorgegeben sind.

Vertretungszugriff
Jeder hat mal Urlaub oder ist krank und manche eingehenden Mails sollten nicht unbearbeitet bleiben. Groupwise bietet die Möglichkeit einem Kollegen die eigene Mailbox freizugeben. Auch hier besteht die Möglichkeit den Zugriff auf nur lesen einzuschränken, um zu vermeiden das der Kollege mit dem meinem Namen antwortet und für den Empfänger nicht zu erkennen ist, dass es sich um die Vertretung handelt. Auch das löschen der Mails durch den Vertreter kann verweigert werden. Über ein kleines Symbol kann schnell und einfach zwischen den Mailboxen hin- und hergewechselt werden.

Automatisches Antworten/weiterleiten
Wer sein Groupwise nicht komplett einem Kollegen freischalten möchte (wofür ich vollstes Verständnis habe) hat während der Abwesenheit die Möglichkeit dem Absender mit einer automatischen Antwort mitzuteilen, dass die Mail nicht sofort bearbeitet werden kann. Mit wenig Aufwand kann der Text vordefiniert und gespeichert werden. Man kann die automatische Antwort entweder nur an den Sender oder auch an alle die die Mail bekommen haben senden lassen. Die zweite Möglichkeit ist allerdings während der Urlaubszeit nicht immer von Vorteil. Sollten vielleicht 2 Kollegen die gerade im Urlaub sind die gleiche Mail bekommen und beide „antworten an Sender und Empfänger“ eingestellt haben, schicken sich die beiden munter im Minutentakt ihre Antwortmails solange, bis der Mailserver schlapp macht. Das jede automatische Antwort im Ordner Ausgangsnachrichten gespeichert wird ist auch nicht unbedingt praktisch, aber nicht zu ändern. Wer die Mails im Urlaub nicht ruhen lassen möchte, kann sie auch automatisch an einen Kollegen weiterleiten lassen. Diesen sollte man natürlich vorab darüber informieren. Am besten gefällt mir, dass man auch automatisches Löschen einstellen kann. Die Mailbox ist schön leer wenn man ausgeruht aus dem Urlaub kommt und man hat immer die Ausrede dass keine Mail angekommen ist. (kleiner Spaß)

In Arbeit/Papierkorb
Im Ordner In Arbeit können Mails abgelegt werden, die vor dem Versand nochmals bearbeitet werden müssen. Im Papierkorb sind logischerweise die gelöschten Mails. Der Papierkorb kann manuell gelöscht werden, oder auch automatischen Löschen in verschieden einstellbaren Abständen ist möglich.

Groupwise bietet eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten die bei der täglichen Arbeit mit dem Mailprogramm von großem Nutzen sein können. Ob man alle Optionen die Groupwise bietet wirklich sinnvoll einsetzen kann ist sicher eher vom Arbeitsumfang abhängig. Die optische Gestaltung ist recht ansprechend und Groupwise ist sehr übersichtlich. Die Handhabung der einzelnen Funktionen lässt sich recht schnell erlernen, wobei auch die Hilfefunktion viele Fragen klären kann.

Über die Installation kann ich leider nichts schreiben, da ich nicht dabei war. Sollte nicht gerade der Server Probleme haben läuft Groupwise recht stabil und Abstürze sind eher die Ausnahme.

Im Großen und Ganzen finde ich Groupwise nicht schlecht. Würde es im Büro allerdings gehen Outlook beispielsweise ausgetauscht werden, wäre ich aber auch nicht allzu traurig. Von mir gibt’s aber die volle Punktzahl für Groupwise 5.5 da es viele Funktionen hat, zuverlässig arbeitet und Anwenderfreundlich ist. Sollte ich eine Funktion nicht beschrieben haben, kann sie für den täglichen Gebrauch nicht wichtig sein. ;-)