Über Themen mit D Testbericht

Anmerkung vor ab:

Ich habe mehrfach versucht, Yopi dazu zu bewegen, hier eine entsprechende Rubrik einzurichten, wenigstens aber mehrere Berichte zu MS Excel / MS Word zuzulassen.

Da dies immer wieder abgelehnt worden ist, habe ich jetzt lt. aktueller Antwort die Info erhalten, ich möchte die Berichte doch in der Lounge „Über Themen mit D“ veröffentlichen.

Tja, das habe ich also hier und jetzt getan …

Vorwort

Aus verschiedenen Gründen (privat und beruflich) werde ich immer wieder nach möglichen Vereinfachungen und Lösungen im Office-Paket (vornehmlich Word und Excel) gefragt. Ohne mich rühmen zu wollen, konnte ich bislang immer eine recht einfache und zufrieden stellende Antwort bzw. Information geben.

Da mich jetzt wieder ein Freund um entsprechende Hilfe gebeten hatte ... (aber lesen Sie / lest selbst ...)

Man kennt es ja, MS Word bietet eine ganze Menge, MS Word kann auch eine ganze Menge, aber das, was man gerade haben möchte ist nicht präsent.

So auch nachstehendes Beispiel, welches mich zu dieser Information angeregt hat:

Ein Freund fragte mich, wie es anzustellen sei, den Dateinamen (ggf. mit der Pfadangabe, also dem Speicherort) ausschließlich auf der letzten Seite auszugeben bzw. zu drucken. Selbstverständlich sollte die Option als Vorlage dienen und natürlich automatisch ablaufen.

Eine manuelle Eingabe der Informationen in der letzten Fußzeile erübrigte sich daher von Haus aus.

Nun wird manch eine Leserin / manch ein Leser auch hierüber sicherlich hämisch grinsen, oder aber diese Frage einfach nur belächeln. Gut, nehme ich hin. Für mich sind dies dann schon in gewisser Art und Weise Kenner der Materie.

Doch, wie lässt sich dies denn nun automatisch bewerkstelligen ? Geht es überhaupt ? Wenn ja, wie ?

Vorab, die gute Nachricht. Selbstverständlich funktioniert das. Und, nein, eine Programmierung in VBA muss auch nicht sein. Ein wenig Trickserei ist aber vielleicht doch dabei.

Eigentlich ist die Sache recht einfach zu bewerkstelligen. Man muss lediglich einige Informationen kombinieren, konkret gesprochen, eine Feldfunktion definieren.
Das erforderliche Handwerkszeug bringt Word natürlich von Haus aus mit.

Es sind dies die nachfolgenden Einzelfunktionen:

1. PAGE = Variable für die Anzeige der jeweiligen Seite im Dokument

2. NUMPAGES = Variable für die gesamten Seiten im Dokument

3. FILENAME = Variable für den Dateinamen und den Pfad, also den Speicherort

So, jetzt geht es ans Eingemachte.

Die Theorie:

Der aktuelle Dateiname (FILENAME) - mit Speicherortangabe - soll immer dann angegeben werden (bevorzugt natürlich in der Fußzeile), wenn die jeweils aktuelle Seite (PAGE) der Gesamtseitenzahl (NUMPAGES) entspricht.

Dies lässt sich durch eine Wenn-Dann-Sonst-Anweisung erledigen.

Die Praxis:

Mit Hilfe der Tastenkombination STRG+F9 wird eine neue Feldinformation / Funktion aufgerufen. Üblicher Weise erkennbar durch den gräulichen Hintergrund.

Zur besseren Darstellung habe ich die komplette Information nachstehend manuell abgebildet

{if { page } = { numpages } "{ filename }" }
in einzelnen Schritten:

{ IF }
Es wird ein erstes geschweiftes Klammernpaar erzeugt. Dazwischen wird lediglich das Wort IF eingetragen.

{ if { page } = }
Es wird ein zweites geschweiftes Klammernpaar erzeugt.
Hier hinein wird manuell einfach das Wort PAGE eingetragen.
Hinter der ersten schließenden Klammer wird nun ein Leerzeichen und danach das Gleichheitszeichen eingefügt.

{ if { page } = { NUMPAGES } ’’ }
Es wird ein drittes geschweiftes Klammernpaar erzeugt.
Hier hinein wird das Wort NUMPAGES eingetragen.
Zwischen der Letzten und der vorletzten schließenden Klammer kann bereits ein sog. Gänsefüßchen, also das Anführungszeichen oben gefolgt von einem Leerzeichen eingetragen werden.

{ if { page } = { NUMPAGES } ’’ { FILENAME } “ }
Es wird nun noch ein viertes und letztes geschweiftes Klammernpaar erzeugt.
Hier hinein wird das Wort FILENAME eingetragen.

Die komplette Funktion lautet danach (einschließlich der Speicherortangabe - siehe unten):
{ if { page } = {NUMPAGES} ’’{ FILENAME p “ }

Fertig ist die Funktion.

Nun sollte sie noch komplett markiert werden und danach durch Klick auf die rechte Maustaste (Felder aktualisieren), aktualisiert werden. Das Ergebnis sollte direkt sichtbar sein.
Falls nicht, liegt wahrscheinlich ein Tippfehler vor oder eine Voreinstellung in den Optionen müsste ggf. noch verändert werden.

Wichtig
ist hierbei, dass die jeweiligen geschweiften Klammern immer nur durch die Tastenkombination (STRG+F9) oder durch Aufruf der entsprechenden Infos aus dem Menü EINFÜGEN eingefügt werden.

Ich bevorzuge in solchen Fällen die Tastenkombination, da dies schneller geht und verschiedene Vorgaben nicht gelöscht werden müssen.

Anmerkungen:
Um den kompletten Speicherort, also den Pfadnamen ebenfalls anzeigen zu lassen, muss lediglich hinter der Variablen FILENAME ein Backshlash gefolgt von einem p eingefügt werden.

Natürlich lässt sich diese Möglichkeit auch auf andere Informationen übertragen (Das Speicherdatum, die Uhrzeit etc.). Es ist nur ein Austausch der letzten Variablen erforderlich.

Ich würde mich über entsprechendes Feedback (als Nachricht etc.) freuen.

Zum Schluss (wie immer):
Mir wünsche ich viele Kommentare und natürlich möglichst viele positive Bewertungen.
(Aber nur dann, wenn Ihnen der Bericht wirklich gefallen hat. Frei nach dem Motto: der Bericht hat Ihnen gefallen, dann sagen Sie es weiter. Der Bericht hat Ihnen nicht gefallen, dann sagen Sie es mir!).

Bis zum nächsten Bericht, man liest sich ?!

PS: meine Berichte erschienen / erscheinen auch auf anderen Plattformen …

Wer liest sollte auch bewerten, oder ??