Über Themen mit J Testbericht

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Einmal mehr ein 0,00 Cent - Bericht, der hoffentlich vielen helfen kann …

Es erreichte mich ein „Hilferuf“ eines Community - Mitglieds. Die Problemstellung las sich wie folgt:

Das Mitglied suchte eine Möglichkeit, den Dateinamen mit kompletter Pfadangabe automatisiert ausgeben, also anzeigen und auch ausdrucken zu lassen. Er sollte immer im oberen, rechten Bereich angezeigt werden.

Bislang hat es dieses Mitglied immer manuell mit einem Textfeld „erschlagen“. Zwar war es mit einigem Suchen in MS Word bereits selbst auf die Feldfunktion FILENAME gestoßen; jedoch fehlte der letzte, entscheidende Hinweis für die Pfadangabe.

Künftig sollte dies dann auch weitestgehend einfach und automatisch - bei Bedarf - erfolgen, also z. B. mit Hilfe eines Short-Cuts, also einer Tastenkombination und / oder einem Makro.

Das Mitglied beschrieb / beschreibt sich selbst als sog. DAU (= Dümmster anzunehmender User) ohne großartige Ahnung.

Tja, und so habe ich versucht zu helfen...

PS:
Einen DAU kenne ich selbst nicht. Es gibt lediglich Personen:
- die sich gar nicht mit MS Office auskennen
- die sich ein wenig mit MS Office auskennen (zu denen zähle ich mich)
- die sich gut mit MS Office auskennen
- die Experten für MS Office sind (ich kenne hiervon allerdings keinen)

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Gliederung:

1. Aufgabenstellung


2. Lösungsmöglichkeiten mit Beschreibung zum Vorgehen ...

a) kurze, allgemeine Info

b) Lösung mit Hilfe des Menüs

c) Lösung mit einer Tastenkombination bzw. durch direkte Eingabe

d) Lösung mit dem Trick über die Kopf- und Fußzeile(n)

e) dauerhafte Lösung durch ein Symbol, durch einen Short-Cut, durch ein Makro


3. Übertragung auf andere Bereiche


4. Fazit / Ergebnis

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1. Aufgabenstellung

Die Aufgabenstellung ist eigentlich im Vorwort bereit klar definiert. Wie schaffe ich es, an einer x-beliebigen Stelle in einem Worddokument den Dateinamen mit der kompletten Pfadanweisung, also dem kompletten Speicherort auszugeben?

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2. Lösungsmöglichkeiten mit Beschreibung zum Vorgehen ...

Die Beschreibung erfolgt anhand von MS Word 2000. Bei den anderen Word-Versionen ist es aber ähnlich.

a) kurze, allgemeine Info

Damit man einen Automatismus nutzen kann, führt natürlich kein Weg an den Feldfunktionen, die MS Word anbietet, vorbei.

Es ließe sich auch mit Hilfe eines Makros die Information entsprechend einfügen. Doch dazu später mehr.

b) Lösung mit Hilfe des Menüs

Wie erwähnt, ist eine Feldfunktion mit einem sog. Feldfunktionsschalter / Feldfunktionsparameter erforderlich. Die Feldfunktionen erreicht man grundsätzlich durch Aufruf der Menüoption EINFÜGEN. Dort verbirgt sich eine Unterkategorie mit dem Namen FELD...
Wird dieser nun betätigt, öffnet sich ein Dialogfeld mit diversen Kategorien im linken Bereich bzw. den entsprechenden Feldnamen je Kategorie im rechten Bereich.

Benötigt wird in diesem Fall der Bereich DOKUMENTINFORMATIONEN. Durch Klick auf diese Kategorie wird die Auswahl im Feldnamensbereich aktualisiert.
Dort muss nun nach dem Schalter FILENAME Ausschau gehalten werden, da dieser für den Dateinamen zuständig ist.
Durch Klicken wird er ausgewählt und steht im unteren Dialogfensterbereich zur Verfügung.

Da ja auch der komplette Pfad ebenfalls mit angedruckt werden soll, ist jetzt noch ein weiterer Optionsschalter von Nöten. Diesen erreicht man durch Klick auf den Button OPTIONEN.
Im neuen Dialogfenster, überschrieben mit FELDOPTIONEN, werden zwei Registerkarten angeboten. Benötigt wird in diesem Falle die rechte Karte mit den spezifischen Schaltern.
Nach der Auswahl und dem Klick auf Hinzufügen sollte die komplette Feldfunktion nun eigentlich wie folgt aussehen:
FILENAME \p

Jetzt kann das Optionsfenster geschlossen werden. An der aktuellen Cursorposition sollte nun der Dateiname mit der kompletten Pfadangabe verfügbar sein.

Falls dies nicht der Fall ist, gibt es eigentlich nur zwei Lösungen:
1. es ist etwas schief gelaufen
2. das Dokument wurde noch nicht gespeichert. In diesem Falle sollte es gespeichert werden, und zur Vorsicht (abhängig von den Einstellungen) sollte einmal die sog. Seitenvorschau aufgerufen werden. Danach müsste der komplette Bereich ersichtlich sein.

Anmerkung:
In MS Word 2003 ist der Aufbau ein wenig anders. Dort befindet sich die Kategorie als Auswahl im oberen Fensterbereich, darunter sind die entsprechenden Feldnamen aufgelistet.


c) Lösung mit einer Tastenkombination bzw. durch direkte Eingabe

Die weitaus schnellere Möglichkeit besteht darin, dass man die Informationen einfach manuell eingibt. Doch Halt, so einfach ist es denn dann doch nicht.
Die Vorgehensweise ist dennoch sehr einfach, und zwar:

1. Mit Hilfe der Tastenkombination STRG + F9-Taste wird eine noch leere Feldfunktion erzeugt.

2. der Cursor sollte sich genau zwischen den beiden geschweiften Klammern { } befinden.

3. Dort wird einfach der Feldschaltername einschließlich des Parameters eingefügt. Es muss also lediglich das Wort FILENAME, gefolgt von einem Leerzeichen, dem umgekehrten Schrägstrich (Backslash) und ein p eingegeben werden.

4. Durch Druck der Tastenkombination ALT+F9-Taste wird jetzt zwischen der Feldfunktionsansicht und der sog. Ergebnisansicht hin und hergeschaltet.

5. Auch hier sollte wieder - einstellungsabhängig - einmal die Seitenvorschau aktiviert werden. Es reicht aber auch aus, mit der rechten Maustaste in das Feld hineinzuklicken und im erscheinenden Kontextmenü die Feldaktualisierung bzw. das Ein/Ausblenden der Feldfunktion durch Druck auf die linke Maustaste auszulösen.

Auch hier gilt wieder die zuvor getätigte Information bzgl. möglicher Fehler.


d) Lösung mit dem Trick über die Kopf- und Fußzeile(n)

Wer es sich ganz einfach machen will, kann die Kopf- und Fußzeile(n) zur Hilfe nehmen. Und zwar wie folgt:

Durch Aufruf der Kopf- und Fußzeile im Menü ANSICHT, der gleichnamigen Option, wird automatisch eine spezielle Symbolleiste eingeblendet.
In der Auswahlliste für die sog. Autotexte, benannt mit Autotext einfügen, befindet sich eine Option, die sich Dateinamen und Pfad nennt.
Diese wird einfach eingefügt, danach markiert (z. B. Tastenkombi = STRG+A und ausgeschnitten (z. B: Tastenkombi STRG+X, oder Menü BEARBEITEN Ausschneiden bzw. Symbolleiste Scherensymbol).
Die Kopf- und Fußzeile wird nun verlassen bzw. geschlossen.
Da sich die Information ja noch in der sog. Zwischenablage befindet, kann sie mit dem Einfügen - Befehl (z. B. Menü BEARBEITEN, Einfügen, aus der Symbolleiste mit beiden kleinen hintereinander liegenden Dokumenten oder mit der Tastenkombi STRG+V) eingefügt werden.

Auch auf diesem Wege erhält man an der aktuellen Cursorposition diese Information.


e) dauerhafte Lösung durch ein Symbol, durch einen Short-Cut, durch ein Makro


Makro:

Die Möglichkeit ein kleines Makro zu schreiben, welches dann diese Aufgabe künftig erledigt, würde hier den Rahmen sprengen und ist in meinen Augen auch absolut nicht erforderlich, da es viel zu umständlich wäre. Es geht natürlich auch, wird aber hier nicht beschrieben.


Symbol:

Eine recht einfach Art und Weise, dauerhaften Zugang zu erhalten ist folgender:

der gewünschte Befehl wird einfach in eine neue bzw. eine vorhandene Symbolleiste integriert. Und so wird es gemacht:

1. Im Menü EXTRAS ist die Option ANPASSEN zu aktivieren.

2. Es erscheint ein Dialogfenster ANPASSEN, in dem die mittlere Registerkarte BEFEHLE eigentlich bereits aktiv sein sollte. Falls nicht, muss sie durch Klick aktiviert werden.

3. Dort befinden sich zwei Bereiche, links Kategorien, rechts Befehle.
Im linken Bereich, Kategorien muss nun nach dem Begriff Autotext gesucht werden. Ist dieser vorhanden, wird er einfach angeklickt.
Im rechten Befehle - Bereich sind nun die für diese Kategorie verfügbaren Befehle erkennbar. Dort muss nach dem Befehl Dateiname und Pfad gesucht werden.

4. Ist dieser gefunden worden, wird er nun mit GEDRÜCKTER LINKER MAUSTASTE!!! einfach aus diesem Fenster heraus in eine der verfügbaren oder auch eine neue Symbolleiste hineingezogen.
Ist der Befehl ordnungsgemäß platziert worden kann die linke Maustaste gelöst werden.

5. Damit der Befehl auch künftig nutzbar ist muss das ANPASSEN - Dialogfenster geschlossen werden.
Nun kann direkt mit dem Befehl gearbeitet werden.

6. Wer sich ein wenig auskennt, wer ggf. etwas zeichnerisches Talent besitzt, kann diesen Befehl seinen Wünschen entsprechend mit einem Symbol versehen usw.
Hierzu ist das Anpassen - Fenster zu aktivieren und anschließend auf den Befehl mit der rechten Maustaste zu klicken. Alle erforderlichen Infos ergeben sich aus dem Kontextmenü.

Anmerkung:
Wenn MS Word geschlossen wird, erfolgt - einstellungsabhängig - eine Sicherheitsabfrage zur Speicherung der Dokumentvorlage NORMAL.DOT. Sie ist in diesem Falle unbedingt zu bejahen, damit beim erneuten Aufruf auch sofort das neue Symbol nutzbar ist.

Auch hier gilt wieder: funktioniert dies nicht, ist:
a) etwas falsch gelaufen
b) ggf. nicht der Standardwert im Anpassen - Fenster „speichern in Normal.dot aktiviert gewesen
c) ggf. eine Grundeinstellung von MS Word verändert worden.


Short-Cut

Gleichermaßen kann man auch einen Short-Cut, eine Tastenkombi hinterlegen.

Hier der Verfahrensweg:

1. Auch hier wird wieder das Anpassen - Fenster aus dem Menü Extras -> Anpassen benötigt.

2. ist das Fenster sichtbar wird lediglich am unteren Rand auf den Button Tastatur geklickt. Im neuen Fenster, mit Tastatur anpassen überschrieben erfolgt im linken Bereich wieder die Auswahl zum Autotext, im rechten Bereich die Auswahl des konkreten Befehls.

3. Jetzt muss lediglich eine Tastenkombination betätigt werden. Zuvor ist natürlich der Cursor in das entsprechende Eingabefeld zu setzen. wird nun eine Tastenkombi, z. B. STRG+ALT+D betätigt, ist dieser Short-Cut nach entsprechender Bestätigung und anschließendem Schließen des Anpassen - Fensters direkt einsatzbereit.

Anmerkungen:
Auch hier sollte man natürlich schauen, ob
a) die gewünschte Tastenkombi nicht bereits anderweitig belegt ist. Dies wird im Dialogfenster angezeigt.
b) die Frage zur Speicherung der NORMAL.DOT muss auch hier wieder bestätigt werden.



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3. Übertragung auf andere Bereiche

Die zuvor beschriebenen Verfahrensschritte lassen sich natürlich auch auf alle anderen Befehle und Möglichkeiten anwenden.
Teilweise muss man leider ab und zu ein wenig suchen, da sie in meinen Augen doch in verwirrenden Bereichen angesiedelt sind.


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4. mein abschließendes Fazit:

Auch an diesem Beispiel ist in meinen Augen wieder einmal mehr deutlich sichtbar, dass man mit MS Word wirklich so Einiges machen kann, und, vor allen Dingen, dass man MS Word wirklich seinen Wünschen entsprechend anpassen kann.

Man muss halt nur wissen, wie es geht und wo etwas zu finden ist.


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Das war es ´mal wieder von mir...

Ich hoffe, ich konnte der / dem einen oder anderen ein wenig helfen, und freue mich natürlich über jedes Statement und natürlich über jede andere, gute Idee. Über entsprechendes Feedback (als GB-Eintrag / Nachricht, etc.) freue ich mich natürlich ganz besonders.

Sollten Fragen bestehen, sollten ggf. Probleme existieren; ich versuche zu helfen, wenn ich kann.


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So, zum Schluss, wie immer... dient ja auch dem Wiedererkennungs -/- Aha-Effekt ;-))

Wenn Sie nun hier angelangt sind (nach dem vielen Lesen, oder nur Scrollen??), wünsche ich Ihnen ein angenehmes Lesen meines Berichts über die vorhandene Kamera in MS Excel gehabt zu haben.

Ich hoffe, ich konnte einige Ideen mit dieser Info „anstoßen“.

Mir wünsche ich viele Kommentare und natürlich möglichst viele positive Bewertungen.
(Aber nur dann, wenn Ihnen der Bericht wirklich gefallen hat. Frei nach dem Motto: der Bericht hat Ihnen gefallen, dann sagen Sie es weiter. Der Bericht hat Ihnen nicht gefallen, dann sagen Sie es mir!).

Bis zum nächsten Bericht, man liest sich.

PS: meine Berichte erscheinen auch auf anderen Plattformen …

Wer liest sollte auch bewerten, oder?? In diesem Sinne wünsche ich frohes Lesen, ggf. Kommentieren und Bewerten (ist ja halt mein Standardsprüchlein...)