Über Themen mit W Testbericht

Wer meine bisherigen Tipps & Tricks zu MS Word und MS Excel gelesen hat, wird wissen, dass sie überwiegend aufgrund von Anfragen und / oder Anregungen erstellt worden sind.

So auch jetzt wieder einmal ...

Ein Bekannter hatte sich schon seit einiger Zeit immer wieder die Haare gerauft, da er einige Problemchen mit MS Word hatte.

Sein „Problem 1“ war das ständige Markieren einer neu erstellten Tabelle um die Rahmen und Linien zu entfernen.

Das „Problem 2“ schlug sich in der Autokorrektur nieder.

Schlussendlich bat er mich noch um einige mögliche Tipps, konkret Short-Cuts, um Formatierungen schnell ändern zu können.

Tja, da ich sowieso der Auffassung war, es wäre ’mal wieder Zeit für einen Wordbericht, kam mir diese Anfrage doch recht gelegen.

Jetzt werden also nachstehend einige Informationen zu ganz unterschiedlichen Bereichen von Word abgegeben.

Gliederung:

1. Einfaches Entfernen von Rahmen und Linien nach dem Einfügen einer Tabelle

2. Autokorrektur / Autotext ??
a. sein Problem und die mögliche Lösung
b. allgemeine Infos zur Autokorrektur ...

3. diverse Formatierungsoptionen mit einem Short-Cut entfernen

4. Fazit / Ergebnis

Tipp 1
Einfaches Entfernen von Rahmen und Linien nach dem Einfügen einer Tabelle

Wer schon einmal mit Tabellen im MS Word gearbeitet hat, weiß wie vielschichtig und umfangreich dieses Thema ist; was es für alles für Möglichkeiten gibt.
Ich hatte mich ja auch schon einmal mit dem Thema befasst und einen entsprechenden Bericht dazu erstellt. Er lautete: „A la Shakespeare: Tabulatoren, Spalten oder Tabellen, das ist hier die Frage !!“

Ich werde jetzt natürlich nicht wieder detailliert hierauf eingehen.

Mir geht es einfach darum, dass es in Word m. W. leider keine Standardoption gibt, die beim Neuerstellen einer Tabelle die Rahmenlinien direkt ausschaltet.
Ich rede hier nicht von irgendwelchen Tricks mit ganz leicht angegrauten Rahmen, oder einfach der Option „kein Rand“.
Nein, es muss einfacher gehen.
Geht es auch.
Natürlich lässt sich nach der Erstellung im Menü, aus der Symbolleiste oder einem Klick auf das Tabellensymbol links oberhalb der Tabelle, Alles markieren und danach die Rahmen entfernen.

Aber warum umständlich, wenn es auch einfacher geht.

Ich, der ich sehr viel mit Wordtabellen arbeite nutze einfach einen Short-Cut, also eine Tastenkombination zum schnellen Entfernen.

Nachdem man seine Tabelle auf der Seite gezeichnet bzw. eingefügt hat, steht der Cursor, die Schreibmarke üblicherweise ja noch innerhalb der Tabelle.
Wird nun einfach die Tastenkombination STRG+ALT+U betätigt, verschwinden sämtliche Rahmen und Linien. Dies alles ohne Formatierungen, Bearbeitungen, Markierungen etc.

Lediglich die sog. Hilfslinien, die in der Seitenvorschau bzw. beim Druck nicht auftauchen, bleiben erhalten.

In meinen Augen ist dieses kleine Helferchen wirklich Gold wert, da es unheimlich Zeit spart.

Tipp 2
Autokorrektur / Autotext ??
a. sein Problem und die mögliche Lösung
b. allgemeine Infos zur Autokorrektur ...

a. sein Problem und die mögliche Lösung

Kurz vorab:
Entweder ruft man die Option Autokorrektur direkt auf, oder man hat erst die Textpassage erfasst, markiert und in die Zwischenablage kopiert, und vergibt danach das entsprechende Kürzel.

Die Wege zum Aufrufen sind z. B. folgende:

- Menü Extras -> Autokorrektur bzw. Autokorrektur-Optionen
- Menü Einfügen -> Autotext -> Autotext. Dort wird dann in die Autokorrektur verzweigt.

Das Problem war ganz einfach.
Er hatte den Autokorrektureintrag - wie vermutet - erst ganz normal geschrieben, danach markiert und in die Zwischenablage kopiert.
Beim Aufruf der Option stand dieser Text natürlich bereits im entsprechenden Eingabefeld; schnell noch ein passendes Kürzel vergeben, mit OK bestätigen, und schon war der Fehler geschehen !!

Er hatte nämlich nicht darauf geachtet, das die Option „FORMATIERTER TEXT“ aktiv war. Hierbei wird der komplette Text mit allen Formatierungen übertragen und bei der Nutzung des Kürzels auch so wieder ausgegeben. Dieses Verfahren hängt mit der jeweiligen Formatvorlage zusammen, die beim Ursprungstext aktiv war.

Wenn er einfach nur die Option „NUR TEXT“ angeklickt hätte, wäre auch nur der Text - ohne weitere (fehlerhafte) Formatierungen - übernommen worden.

Tja, nun muss er die „falschen“ Autokorrekturtexte einfach erneut „anfassen“ und die Option richtig setzen. Dann lässt sie sich noch vielseitiger verwenden, da eine Nachformatierung entfällt.

b. allgemeine Infos zur Autokorrektur ...

Die Autokorrektur, ein heißes Eisen ? Richtig und vernünftig angewandt, spart sie Zeit und hilft bei der Vermeidung von Tippfehlern.

Es stellt sich nun die Frage: Wozu kann ich überhaupt Autokorrektureinträge erfassen und wofür sind diese grundsätzlich nutzbar?

Die Autokorrektur stellt - wie bereits erwähnt - ein hilfreiches Zusatztool dar, um einerseits die wiederkehrende Tipparbeit von Standardtexten zu erleichtern bzw. zu ersparen, andererseits mögliche (Tipp)Fehler zu vermeiden und die Geschwindigkeit zu erhöhen.
Mit Hilfe der Autokorrektur können diverse Elemente wie wiederkehrende Textpassagen, feststehende Begriffe, besondere Textformatierungen, Anrede- und Grußformeln, besondere Symbole und / oder Sonderzeichen, die auf der Tastatur nicht „direkt verfügbar sind“ einfach und effizient eingefügt werden.

Die Autokorrekturfunktion - wenn aktiviert - fügt definierte Einträge bereits während der Eingabe automatisch ein. Es erfolgt also quasi eine permanente Überwachung und ggf. direkte Änderung bzw. Korrektur des Textes.

Diese Funktion bietet Vor- als auch Nachteile.
Die Vorteile liegen z.B. bei Buchstabendrehern klar auf der Hand; man muss nicht mehr darauf achten, dass ein falsch geschriebenes „udn“ durch ein richtig „und“ geschriebenes und oder ein falsches „awr“ durch ein richtig geschriebenes „war“ zu ersetzen ist.
So können durch einen kurzen Autokorrektureintrag grundsätzlich selbst längere Textpassagen automatisch ersetzt werden.

Der entscheidende Nachteil der Autokorrektur besteht jedoch darin, dass sie grundsätzlich „gnadenlos“ korrigiert. So wird z.B. ein in runde Klammern gesetztes „(C)“ zum © = Copyright-Zeichen.
Auch selbst definierte Einträge werden auf diese Weise behandelt.

In all diesen Fällen einmal die Rückschritttaste betätigen !!

Ebenso muss bei der Erfassung eines Autokorrektureintrages Einiges an Optionen beachtet werden. Bei der Definition des Eintrages stehen die Optionen „nur Text“ oder „Text mit Formatierung“ zur Verfügung.
Wenn die Option „nur Text“ gewählt wurde, ist der Autokorrektureintrag auf 255 Zeichen begrenzt. Längere Texte können zwar nach erfolgter Meldung dennoch definiert werden, jedoch wird er auf die maximale Länge (einschließlich der Satz- und Sonderzeichen) gekürzt.

Anders sieht die Sache bei der Option „Text mit Format“ aus. Hier hat man zwar die Möglichkeit, längere Textpassagen als Autokorrektureintrag zu definieren. Problem bzw. vielleicht unerwünschter Nebeneffekt ist jedoch die Übertragung der diversen Formate (Schriftart, Schriftgröße, Farbe, Rahmen etc.). Diese werden dann ebenfalls mit Hilfe der Korrektur automatisch bereitgestellt.

Tipp 3
diverse Formatierungsoptionen mit Short-Cuts schnell entfernen

Tja, man kennt das ja zur Genüge. Da bekommt man einen Text vorgesetzt bei dem die Formatierungen nicht so ganz passen, also zum eigenen Text nicht harmonisch sind.

Entweder kann man jetzt mehr oder weniger mühsam die einzelnen Formatierungen einzeln verändern bzw. entsprechend anpassen, oder man benutzt auch hier wieder einige Short-Cuts um schnell ans Ziel zu gelangen.

Mit Hilfe der Tastenkombination STRG + LEERTASTE werden sämtliche manuellen Zeichenformatierungen aus dem zuvor markierten Text entfernt. Fettdruck, Kursivstellung und Unterstreichungen bleiben nur dann erhalten, wenn sie in der entsprechenden Formatvorlage definiert sind. So lässt sich ein Text grundsätzlich schnell säubern.

Die Tastenkombination STRG + SHIFT (Großbuchstabentaste) + N sorgt dafür, dass alle markierten Bereiche automatische auf den Zustand der Formatvorlage STANDARD zurückgestellt werden.

Folgende, weitere Short-Cuts sollte man m. E. (auch) kennen:

STRG + A = alles markieren
STRG + + (Pluszeichen) = Hochstellen eines markierten Textes
STRG + 1 = Text einzeilig, also ganz normal darstellen
STRG + 5 = Text eineinhalbzeilig (1,5 - fach) darstellen
STRG + 2 = Text zweizeilige (2 - fach) darstellen
STRG + SHIFT + + (Pluszeichen) = alle Steuerzeichen einblenden / ausblenden
STRG + SHIFT + C = vorhandene Formatierungen übernehmen
STRG + SHIFT + D = doppelte Unterstreichung einschalten / ausschalten

Anmerkung für diejenigen, die sich mit den Tastenkombinationen, den Short-Cuts, nicht auskennen:

- die Angabe von z. B. STRG + SHIFT + Buchstabe o.ä. bedeutet, dass die STRG-Taste und die Shift-Taste gleichzeitig gedrückt werden müssen. Zusätzlich wird dann noch eine weitere Taste betätigt.
(Die Pluszeichentasten müssen natürlich nicht auch noch aktiviert werden !!)

- Die Angabe von z. B. STRG + 1 o. ä. bedeutet, dass die STRG-Taste gedrückt gehalten sein müss, und die Taste 1 zusätzlich betätigt wird.

So, das war einmal mehr ein „kleiner Ausflug“ in MS Word.

Ich hoffe, es war nicht gar so langweilig. Bei Fragen, bei Anregungen, bei Problemen bitte einfach melden, ich versuche zu helfen, wenn ich kann.

So, zum Schluss ... (mein Standardsprüchlein)

Wenn Sie nun hier angelangt sind (nach dem vielen Lesen, oder nur Scrollen wünsche ich Ihnen ein angenehmes Lesen meines Berichts gehabt zu haben.

Mir wünsche ich viele Kommentare und natürlich möglichst viele positive Bewertungen.
(Aber nur dann, wenn Ihnen der Bericht wirklich gefallen hat. Frei nach dem Motto: der Bericht hat Ihnen gefallen, dann sagen Sie es weiter. Der Bericht hat Ihnen nicht gefallen, dann sagen Sie es mir!).

Bis zum nächsten Bericht, man liest sich.

PS: meine Berichte erscheinen auch auf anderen Plattformen …

PPS: ich meine, auch ältere Berichte sind interessant und beachtenswert ...