Tipps & Tricks zu Microsoft Office

aus 2 Bewertungen

Erfahrungsberichte zum Tipps & Tricks zu Microsoft Office

Erfahrungsberichte von Nutzern, nicht verifiziert.

• I IbisGER

  Outlook Tipps und Tricks

  • Pro Übersichtliche Mail Ablage, Kalender, Kontaktlisten, Aufgabenlisten, Archivierungen
  • Kontra Manch ein Fehler
  • Empfehlung Ja

  Viele nutzten Heutzutage Microsoft Outlook,
  doch manchmal treten leider auch Probleme auf.
  Wer kennt es nicht ein gelöschter Ordner, doppelte Termine oder gar die Ansicht stimmt nicht mehr wie sie sein sollte! Ich hoffe ich kann eine Hilfestellung geben das dies schnell beheben zu ist!
  Hier sind ein paar befehle die ihnen weiter helfen diese Probleme in den Griff zu bekommen,
  einfach auf das:
  
  - Outlook Icon mit rechts klicken
  
  - Auf das Feld Eigenschaften
  
  - Und hinter den Link zum beispiel "C:ProgrammeMicrosoft OfficeOFFICE11OUTLOOK.EXE" / nach “ ein Leerzeichen und dann denn /
  
  - hinter diesem Slash kommt nun der fertige befehl das dies wie folgt aussieht
  "C:ProgrammeMicrosoft OfficeOFFICE11OUTLOOK.EXE" /cleanfreebusy
  
  So und nun zu den einzelnen Befehlen:
  
  Sollten sich die Ansichten mal ungewollt ändern und diese nicht mehr zurückzubekommen den Parameter /CleanViews
  
  Wenn die Erinnerungen einmal versagen ist folgendes empfehlenswert
  /CleanReminders
  
  Falls die Outlook leiste mal abgeschossen wurde hilft dies weiter
  /ResetOutlookBar
  
  Sollten sie die Vorschau der Mails nicht mehr haben wollen verwenden sie das
  /NoPreview
  
  Sollten mal ein oder mehrere Ordner fehlen verwenden sie einfach
  /resetfolders
  
  Nun ein paar befehle speziell für Outlook 2007
  
  Wenn Erinnerungen doppelt eingetragen sind und es ist nicht mehr bekannt welche dies alle sind empfehle ich /cleansniff
  
  Sollte einmal alles hinüber sein mit Ansichten und allem anderen hilft wohl oder übel nur noch die Option /firstrun
  
  !Hier noch ein Allgemeiner Tipp!
  Als Empfehlung meinerseits empfehle ich noch den POP3 Server im 15 Minuten oder 30 Minuten Takt abzurufen, da einige Provider doch nur eine begrenzte Anzahl an Anmeldeversuchen haben und nach dieser dann bis 0:00 Ende ist.
  Dies geht wie folgt in Outlook auf Extras -> eMail Setup dort müsste sich ein Feld befinden in dem sie Zeitintervalle eingeben können, hier lässt sich der gewünschte wert speichern und ist nach dem Klick auf OK übernommen.
  
  Ich hoffe der ein oder andere konnte aus dieser kleinen Sammlung etwas verwenden,
  und sei Outlook leben wieder etwas interessanter gestalten anstatt teilweise damit zu verzweifeln!

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• h hochsauerlaender

  MS Excel, Kalkulation mit Stunden und Minuten in MS Excel

  • Pro siehe Bericht
  • Kontra ???
  • Empfehlung Ja

  Fazit Mit MS Excel lassen sich wirklich "zauberhafte" Berechnungen und Analysen durchführen. Man muss bloß wissen, wie man an die Sache herangeht. Mit ein "wenig links herum Denken" bekommt man so ziemlich alles Mögliche hin.

  kurzes Vorwort, muss ja schließlich sein ...
  Tja, Eigenlob stinkt zwar, wie man so sagt, aber es wird mir immer wieder gesagt: ?Nicht verzagen, Uli fragen?. Damit will ich nur ausdrücken, dass ich bislang (Gott sei Dank) immer noch eine pfiffige Lösung gefunden habe, die das Problem ?vom Tisch fegt?.
  Hier ?kommt? nun eine Information, die hoffentlich für viele eine Hilfe sein soll; wenigstens aber einen Anhaltspunkt darstellen kann.
  Es geht um die Stundenberechnung in MS Excel.
  Jeder, der schon einmal mit Stunden und Tagen in MS Excel gerechnet hat, kennt die diversen Fallstricke, die da z. B. wären:
  - MS Excel kann nicht vor mit Zeiten und Datumswerten vor dem 01.01.1900 rechnen
  (bevor ich jetzt hier Nachrichten und Kommentare in Massen bekommen sollte; ja, es gibt besondere Tricks, wie man es doch bewerkstelligen kann,
  und
  ja, es gibt die Möglichkeit, das Datum umzustellen (01.01.1904 Datumswert)
  - Intern rechnet MS Excel ja nur mit den Werten o bis 1, wobei 0 / 1 den Uhrzeiten 0:00 Uhr / 24:00 Uhr entsprechen, 12:00 Uhr z. B. dem Wert 0,5 entspricht usw.
  
  Gliederung:
  1. Die Problemstellung zur Stundenberechnung allgemein
  2. allgemeine Vorüberlegungen, wie an das Problem heranzugehen ist:
  3. eine / die grundsätzlich mögliche Lösung:
  4. so habe ich das ?Problemchen? gelöst ? (mit den Erklärungen zu einzelnen Rechenschritten)
  a) Infos zum Nachvollziehen
  b) Rechenschritt 1 (zur Verdeutlichung)
  c) Rechenschritt 2 (zur Verdeutlichung)
  d) Rechenschritt 3 (zur Verdeutlichung)
  e) eine mögliche Verfeinerung der Berechnung ?
  
  1. Infos zur Silbentrennung allgemein ...
  die Problemstellung:
  Ein Kollege kam vor einigen Tagen ziemlich am Boden zerstört zu mir und bat mich um Hilfe. Er hatte eine Kalkulation für gewisse Rückstellungen in MS Excel vorzunehmen, die auf der Grundlage der täglichen Arbeitsstunden, ggf. vorhandener Überstunden und dem bestehenden (Rest)-Urlaub basiert.
  Es dürfen maximal 5 Urlaubstage berücksichtigt werden. Minusstunden bleiben unberücksichtigt. Probleme bereiteten ihm die Zeiten, da - bei der Aufsummierung ja mehr als 24 Stunden auftreten können; die gesamten Überstunden auch über 24 Stunden betragen können.
  Sei es wie es ist, er bekam jedenfalls nur kuriose Werte als Endergebnis heraus, die offensichtlich auf den ersten Blick schon nicht stimmen konnten.
  Hier zur Verdeutlichung die Eckwerte, die er mir als Vorgabe für seinen Musterfall mitgeteilt hatte:
  Die tägliche Arbeitszeit / Sollstundenzeit beträgt 8:12 Std. / täglich.
  Der ?Muster?-Kollege hat noch 5 Resturlaubstage (à 8:12 Std.)
  Der ?Muster?-Kollege besitzt insgesamt noch 20:00 Std. die als Überstunden auf seinem Konto gutgeschrieben sind. Der Stundensatz für die Kalkulation beträgt 20,00 Euro / Std.
  Als Ergebnis müsste hier nach der Berechnung dann der Wert von 1.220,00 Euro herauskommen (5 Tage x 8:12 Std. / täglich + 20:00 Überstunden)
  Die Berechnung detailliert aufgeschlüsselt (entspricht nachher auch den Formel / Funktionen) 5 x 492 Minuten=2.460 Minuten + 20:00 Überstunden= 1.200 Minuten = Gesamt: 3.660 Minuten oder (dividiert durch 60) = 61 Stunden x 20,00 ? = 1.220,00 Euro.
  
  2. allgemeine Vorüberlegungen, wie an das Problem heranzugehen ist:
  Bekanntermaßen kann MS Excel ja nicht so ohne Weiteres mit Stunden und Minuten umgehen, wenn diese über 24 Stunden hinausgehen.
  Hier, kurz zum Verständnis:
  Excel intern ist die Uhrzeit eine natürliche Zahl. So entspricht der Wert 0:00 Uhr bzw. 24:00 Uhr den Werten 0 bzw. 1, 6:00 Uhr entspricht danach der Zahl 0,25, 12:00 Uhr der Zahl 0,5 und 18:00 Uhr der Zahl 0,75.
  Sämtliche Uhrzeitwerte dazwischen sind entsprechende Nachkommazahlen. Nun gibt es natürlich den Trick, mit Hilfe einer Zellformatierung auch Uhrzeitwerte über 24:00 Uhr hinaus darzustellen (benutzerdefiniertes Zahlenformat -> in eckige Klammern gestellt wird das h für Stunden, die Formatierung sähe danach wie folgt aus: [hh]:mm).
  Es lassen sich auch in gewisser Weise weitere Berechnungen durchführen.
  Im vorliegenden Falle musste aber schlussendlich auch noch mit Eurowerten kalkuliert werden, und da war dann einfach nichts mehr zu machen. In diesen und auch ähnlich gelagerten Fällen wende ich regelmäßig einen ?kleinen Trick? an.
  Ich rechne die gesamten Werte einfach in Zahlen um.
  Erst das Endergebnis wird wieder als Uhrzeitformat dargestellt.
  
  3. eine / die grundsätzlich mögliche Lösung:
  Wie ja bereits erwähnt muss lediglich eine einheitliche Zahlenvorgabe verwendet werden, um eine korrekte Lösung zu erhalten. Im vorliegenden Fall bieten sie die Minuten natürlich als Basiswert geradezu an.
  
  4. so habe ich das ?Problemchen? gelöst ? (mit den Erklärungen zu einzelnen Rechenschritten)
  
  a) Infos zum Nachvollziehen
  Die Eckwerte stehen in folgenden Zellen:
  - der tägliche Stundensatz wurde als Uhrzeitwert ( 8:12 ) in Zelle C 2 eingetragen
  - der restliche Urlaubsanspruch als normale Zahl befindet sich in Zelle D 2
  - die gesamten Überstunden - ebenfalls als BESONDERER Uhrzeitwert - sind in Zelle E 2
  - der kalkulierte Stunden je Mitarbeiter wurde in Zelle F 2 eingegeben
  - das Endergebnis schließlich soll in Zelle G 2 ausgegeben werden
  
  b) Rechenschritt 1 (zur Verdeutlichung)
  In Hilfszelle H 2 werden folgende Funktionen / Formeln genutzt: Stunde(), Minute(), sowie die Wenn-Dann-Sonst-Anweisungen für die Prüfung der vorhandenen Urlaubstage.
  Die Formel lautet danach: =WENN(ODER(D25;5*(STUNDE(C2)*60+
  MINUTE(C2));(STUNDE(C2)*60+MINUTE(C2))*D2))
  Mit der ersten, verschachtelten Wenn-Dann-Sonst-Anweisung im ersten Bereich wird geprüft ob Urlaubstage vorliegen.
  Wenn der Eintrag kleiner oder gleich 0 bzw. der Eintrag leer ist, wird als Ergebnis mit 0 gerechnet. Mit der zweiten Wenn-Dann-Sonst-Anweisung wird geprüft ob mehr als 5 Urlaubstage eingegeben worden sind. Ist dies der Fall, wird auf 5 Tage gekürzt und damit gerechnet, andernfalls werden die eingegebenen Tage berücksichtigt.
  Nun erfolgt auf dieser Basis die Umrechnung der Zeiten. Das Ergebnis sollte jetzt den als Zahl nutzbaren Wert für 8:12 Std., nämlich 492 (Minuten) aufweisen. Dieser wird mit 5 Tagen direkt multipliziert. Als Zwischenwert sollte nun 2.460 angezeigt werden.
  Achtung: auf korrekte Klammersetzungen achten !!
  
  c) Rechenschritt 2 (zur Verdeutlichung)
  In Hilfszelle I 2 erfolgt die Umrechnung der Überstunden und die Addition des zuvor ermittelten Wertes. Die Formel lautet danach: =(STUNDE(E2)*60+MINUTE(E2))+B20
  Mittlerweile ist der Gesamtwert - allerdings lediglich in ?Minuten? - verfügbar. Er sollte bei richtiger Formeleingabe den Wert 3.660 anzeigen. Ggf. ist eine Nachformatierung als reine Zahl noch erforderlich.
  
  d) Rechenschritt 3 (zur Verdeutlichung)
  In Zelle G 2 erfolgt jetzt die Umrechnung wieder zurück in Stunden, sowie die Multiplikation mit dem Stundenwert von 20,00 Euro.
  Die Formel lautet danach: =H2/60*F2
  Das korrekte Ergebnis sollte nun auf 1.220,00 Euro lauten. Diese Werte können nun - einschließlich der Hilfszellen - in der Auflistung entsprechend oft nach unten kopiert werden.
  
  e) eine mögliche Verfeinerung der Berechnung ?
  Versiertere Excelnutzer bzw. Hilfszellenhasser packen diese Berechnung natürlich direkt in die Ergebniszelle und verfeinern das Ganze ggf. noch ein wenig mehr, indem mit Wenn-Dann-Sonst-Abfragen auch noch geprüft wird, ob überhaupt Werte enthalten sind.
  Die Formel ausschließlich in der Ergebniszelle sähe danach wie folgt aus:
  =RUNDEN(((WENN(ODER(D25;5*(STUNDE(C2)*60
  +MINUTE(C2));(STUNDE(C2)*60
  +MINUTE(C2))*D2)))+(STUNDE(E2)*60
  +MINUTE(E2)))/60*F2;2)
  (Die Formeln musste ich hier aus Gründen der Lesbarkeit und Übersichtlichkeit auf mehrere Zeilen aufteilen. Korrekt müssen sie natürlich direkt hintereinander gesetzt werden, ohne Leerzeichen etc..)
  
  Erklärung:
  Sieht vielleicht ziemlich kompliziert aus, ist sie aber eigentlich gar nicht.
  Im ersten Bereich beginnt mit: WENN(ODER(D2 ....) erfolgen lediglich Prüfungen, ob Urlaub vorhanden ist, und wenn ja , wie viel Urlaub berechnet werden darf.
  Im zweiten Bereich ** beginnt mit: (STUNDE(C2)60+MINUTE(C2) werden die Werte dann einheitlich auf Minuten umgerechnet.
  Im dritten Bereich ** beginnt mit +(STUNDE(E2)60+MINUTE(E2) wird der Überstundenwert hinzugerechnet.
  Im vierten und letzten Bereich ** beginnt mit /60*F2 ** wird das berechnete Zwischenergebnis einfach wieder durch 60 geteilt, um Stunden zu bekommen.
  Diese werden dann mit dem Stundensatz einfach multipliziert.
  Die ganze Berechnung wird noch mit einer Rundung auf 2 Nachkommastellen umschlossen beginnt mit RUNDEN
  Eine nette Gedankenspielerei, die man noch um die Prüfung von vorhanden Überstunden / Fehlstunden erweitern könnte.
  Nur würde dies hier sicherlich zu weit führen.
  Viel Spaß beim Erarbeiten / Bearbeiten / Nachbearbeiten. Ich würde mich über entsprechendes Feedback (als Nachricht o.ä.) freuen.
  So, das war es ´mal wieder von mir ...
  Ich hoffe, ich konnte der / dem einen oder anderen ein wenig helfen, zumindest aber Anhaltspunkte geben, und freue mich natürlich über jedes Statement und natürlich über jede andere, gute Idee.
  
  Über entsprechendes Feedback (als GB-Eintrag etc.) freue ich mich natürlich ganz besonders.
  Sollten Fragen bestehen, sollten ggf. Probleme existieren; ich versuche zu helfen, wenn ich kann. Man lasse mir also ggf. einfach eine entsprechende Anfrage / Nachricht zukommen.
  
  Zum Schluss:
  Mir wünsche ich viele Kommentare und natürlich möglichst viele positive Bewertungen.
  (Aber nur dann, wenn Ihnen der Bericht wirklich gefallen hat. Frei nach dem Motto: der Bericht hat Ihnen gefallen, dann sagen Sie es weiter. Der Bericht hat Ihnen nicht gefallen, dann sagen Sie es mir!).
  Bis zum nächsten Bericht, man liest sich ?!
  PS: meine Berichte erscheinen / erschienen auch auf anderen Plattformen.

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