Sicherheit im Internet Testbericht

Hallo,
in der Hoffnung, hier doch fachmännischen Rat zu erhalten, hier eine
einfache Frage :
ein Sportverband hat auf einer Vorstandsitzung beschlossen, aktuelle Termin-Änderungen der Einfachheit halber per E-Mail zu versenden. Jeder Verein, der in seinen allgemeinen Mitgliedsangaben auch eine E-Mail-Adresse angegeben hat, nimmt (so deren Aussage) an dieser Info-Verteilung teil. Nun wurden unserem Verein eine solche Mail zugestellt, von dem Empfänger aber (so seine Aussage) nicht gelesen bzw. empfangen. Er habe auch bei seinem Provider (Freenet / GMX) nachgefragt, bekommt aber von dort auch keine bindende Aussage. Der Absender (das Verbandsgremium / Klassenleiter) bezieht sich aber auf eine erhaltene Empfangsbestätigung.
Als Resultat kam ein Spiel (Tischtennis) nicht zustande, daraus wiederum erfolgte ein Verlust der Punkte und (!!) eine Strafe.
Meines Wissens wird jedoch (bei manchen Providern) die Empfangsbestätigung schon beim Lagern der Mail auf einem seiner Server geschickt und bildet somit keine Garantie, dass die Mail auch wirklich gelesen wurde. Weiterhin gibt es Provider, die nur eine max. Anzahl / Menge Mails lagern, bei Überschreitung der Grenze werden die ältesten gelöscht, was zum gleichen Ergebnis führt.
Gibt es diesbezüglich irgendwelche rechtlichen Grundlagen bzw. Aussagen, hat irgendjemand ähnliche Erfahrungen gemacht ? In diesem Fall wurde nach Einspruch bei diversen Verbandsgremien einfach lapidar entschieden, der Beschluss sei bindend, man sehe keinen Grund der Nachbesserung / weiteren Beweisführung. Wir haben jetzt bei einem Rechtsausschuss Einspruch erhoben und suchen natürlich nach Munition, um diese einseitige, rechthaberische Handhabung ad absurdum zu führen.
Ich wäre für eure Hilfe wirklich dankbar !!!

Besten Dank für eure Antworten, trotzdem ist dies eine rechtliche Grau-Zone, es ist noch keinerlei (rechtlich) bindende Vorgehensweise
definiert noch als Standart allgemein gültig. Man stelle sich vor, eine Kündigung, ein Kaufvertrag, eine Versicherungspolice, ....